Teamleider Studievoortgang (V28.3289)

Teamleider Studievoortgang

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Dienst(en)
Education and Student Affairs
FTE
1,0
Sluitdatum
20/04/2018
Aanvraagnummer
V28.3289

Functieomschrijving

De TU/e heeft de reorganisatie Toekomstgerichte Onderwijsorganisatie en Onderwijsondersteuning (TOO) ingezet met als doel de onderwijsondersteuning zodanig in te richten dat knelpunten zijn opgelost en processen efficiënt zijn ingericht (‘operational excellence’) en de onderlinge samenwerking soepel verloopt, zodat docenten en studenten goed worden geholpen (‘customer intimacy’).

In de nieuwe organisatie is alle onderwijsondersteuning ondergebracht in de dienst Education and Student Affairs (ESA) met daarbinnen het Center for Student Administration waar alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e worden uitgevoerd. Het Center for Student Administration (CSA) is zodanig ingericht dat een groot deel van de medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren op de faculteiten, dicht bij docenten en studenten.  Binnen het CSA is een viertal teams actief: ‘in-, door- en uitstroom’, ‘onderwijsplanning’, ‘bureau buitenland’ en ‘studievoortgang’. Nagenoeg alle teams – m.u.v. in-, door- en uitstroom – bestaat uit een centraal en een facultair gedeelte. De teamleider is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de uitvoering van de werkzaamheden en geeft professioneel en hiërarchisch leiding aan de leden van het team. Daarnaast is op faculteitsniveau een nieuwe functie – hoofd ESA – gecreëerd. De hoofden ESA zijn verantwoordelijk voor de onderwijsondersteuning aan de TU/e en in het bijzonder aan de faculteit waar zij zijn aangesteld. Daarnaast voert iedere hoofd ESA de regie over een of meerdere ketenprocessen.

Het hoofd ESA draagt zorg voor de functionele leiding van de teamleden bij zijn of haar faculteit. Samenwerking tussen de hoofden ESA en de teamleiders is van cruciaal belang om schotten tussen faculteiten onderling en tussen faculteiten en centraal af te breken. Er dient een ontwikkelslag plaats te vinden om echte samenwerking te realiseren en vorm te geven aan de gedeelde verantwoordelijkheid tussen faculteiten en de dienst ESA .

Het team ‘studievoortgang’ bestaat uit circa 25 personen voornamelijk werkzaam op de faculteiten. Dit  team wordt gevormd door de medewerkers met een hoofdtaak op de gebieden examinering en diplomering, cijferverwerking en ondersteuning van de examencommissies. Naast deze hoofdtaak hebben deze medewerkers veelal ook nevenwerkzaamheden, zoals baliewerkzaamheden, informatievoorziening, e.d.  Het team ‘studievoortgang’ werkt voor een grote groep verschillende klanten: niet alleen voor studenten en docenten, maar ook studieadviseurs en opleidingsdirectie.

Functiebeschrijving

Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van de operationele (deel)processen die gericht zijn op studievoortgang, waaronder het administreren van individuele onderwijsprogramma’s (incl. coherente pakketten), de cijferregistratie en diplomering. Als teamleider binnen het team Studievoortgang ben je in staat om ketenprocessen goed te laten werken, oplossingen te zoeken voor knelpunten in processen, deze te toetsen en uiteindelijk een proces steeds optimaler te maken, ontworpen vanuit de student of faculteit.

Je werkzaamheden als teamleider zijn als volgt:

  • Je geeft hiërarchisch en inhoudelijk leiding aan het team van Studievoortgang;
  • In samenwerking met de facultaire hoofd ESA draag je zorg voor juiste toewijzing, beheer en bewaking van de taakverdeling van het team;
  • Je zorgt voor (continue) professionele ontwikkeling van medewerkers en een goede werksfeer.
  • Je vertaalt voorgenomen beleid naar activiteiten in jouw operationele processen;
  • Je zorgt voor inzicht in de stand van zaken, risico’s en kansen van processen, die input zijn voor verbetering en beslissingen door proceseigenaren;
  • Je signaleert en implementeert verbetermogelijkheden in werkwijze en procedures in jouw (keten)proces;
  • Je monitort, bewaakt en analyseert de operationele administratieve processen, inclusief handleidingen en werkinstructies;
  • Je optimaliseert en (her)ontwerpt operationele werkprocessen binnen Studievoortgang;
  • Je onderhoud contacten met systeem-ondersteunende afdelingen;
  • Je stuurt projecten aan.

Wij zoeken een collega die binnen een informele, persoonlijke cultuur mee wil bouwen aan een hoogwaardige, professionele dienstverlening. Daarbij hechten we grote waarde aan klantgerichtheid, lerend vermogen en samenwerken. Vanuit de onderwijsvisie van de TU/e richten we onze begeleiding op het respecteren en verhogen van de zelfredzaamheid van de student.

Functie-eisen

Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen. Je bent enthousiast, hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden en je bent proactief. Je bent in staat om procesmatig te denken en de bedrijfsprocessen en (ondersteunende) informatiesystemen optimaal op elkaar af te stemmen vanuit het perspectief van de klant.

TU/e is een internationale organisatie, een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is voor deze functie noodzakelijk.     

Deze functie vraagt daarnaast:

  • HBO werk- en denkniveau
  • Gedegen kennis van en minimaal 3 jaar ervaring met administratieve processen binnen het onderwijs;
  • Je hebt ervaring met het analyseren en beschrijven van (knelpunten in) processen, ervaring met Lean/Six Sigma is een pre;
  • Je kunt goed samenwerken, ook in situaties met belangentegenstellingen;
  • Je hebt gevoel voor de organisatie van TU/e, waardoor je een gelijkwaardig partner voor faculteiten bent;
  • Luisteren en de juiste vragen stellen is essentieel in deze functie;
  • Je bent in staat om de resultaten van je werk helder te formuleren in rapportages en deze te bespreken binnen je team en met faculteiten van de TU/e;
  • Je bent in staat gevolgen van beleidswijzigingen voor werkwijzen, bemensing, procedures en kosten te duiden.
  • Je bent stressbestendig, zorgvuldig en flexibel.

Arbeidsvoorwaarden

  • Wij bieden voor deze functie een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende financiële omstandigheden kan het dienstverband worden verlengd.
  • Wij bieden een salaris afhankelijk van kennis en ervaring minimaal € 3.475,00 en maximaal € 4.757,00 bruto per maand (schaal 11 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime dienstverband
  • Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantie uitkering van 8% en uitstekende sportfaciliteiten.

Informatie en sollicitatie

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met de heer Marcel Visschers (M.Visschers@tue.nl), tel. 040 247 4631.

Je motivatiebrief en cv kunnen t/m 20 april 2018 digitaal verstuurd worden door gebruik te maken van de knop “solliciteer op deze vacature".