Studentendecaan (0,8 - 1 fte)

Functieomschrijving

Organisatie 

Voor het team studentendecanen zijn we op zoek naar een enthousiaste nieuwe collega die binnen een informele, persoonlijke cultuur mee wil bouwen aan professionele dienstverlening. Vanuit de onderwijsvisie van de TU/e is de begeleiding gericht op het respecteren en verhogen van de zelfredzaamheid van de student. 
Het team maakt deel uit van de afdeling Student Facilities, dat weer onderdeel is van de dienst Education & Student Affairs (ESA). De Student Facilities afdeling bestaat uit 4 teams; Student Coaching Counseling & Information (SCC&I), Language Center, Career & Professional Skills en het Planning & Support Center. In het team SCC&I zijn studentenpsychologen en studentendecanen werkzaam. Onder ESA vallen ook de afdelingen Central Student Administration, Policy, Advice & Projects en Teacher Support & Quality Assurance.  

ESA is hét centrale servicepunt voor aankomende en ingeschreven studenten van de Technische Universiteit Eindhoven. ESA levert een scala aan diensten zoals het inschrijven van studenten, het begeleiden bij studiekeuze, het geven van individuele en groepsbegeleiding bij persoonlijke problemen, het verzorgen van loopbaanbegeleiding en studiegericht taalonderwijs Engels en NT2.  

Wat ga je doen als studentendecaan?  

Als studentendecaan werk je voor alle Nederlandse en internationale studenten die een bachelor- en (pre)masteropleiding volgen. In eerste instantie zal de nadruk liggen op het voeren van studentgesprekken, uitvoering van regelingen, voorlichting & informeren, uitbrengen van adviezen en de daarbij horende administratieve werkzaamheden. Je neemt deel aan de ketenoverleggen en –werkzaamheden van de ketens Student Guidance en Student Well Being. Geleidelijk kan het takenpakket uitgebreid worden met werkzaamheden op het gebied van (beleids)ontwikkeling en projecten.  

De belangrijkste werkzaamheden zijn:  

• Individuele gesprekken met Nederlandse en internationale studenten. Vaak gaan deze gesprekken over de impact van persoonlijke omstandigheden op het studieverloop van de student. Vervolgens moet de studentendecaan beoordelen of er een causaal verband is tussen de omstandigheden en de studievertraging die is opgelopen om een advies te kunnen uitbrengen aan de examencommissie of t.b.v. een besluit.
• Coördinatie, administratie en mondelinge/schriftelijke communicatie met studenten over o.a. studiefinanciering, studeren met een ondersteuningsvraag (bijv. functiebeperking, ziekte, topsport), in-uitschrijven; bindend studieadvies en bestuursbeurzen. Ook op de voorlichtingsdagen voor aankomende studenten zijn de studentendecanen aanwezig.
• (Mede) vormgeven van en adviseren over processen, beleid en regelgeving. 
• In overleg met de student bepalen welke speciale voorziening nodig is om te kunnen studeren, tentamens goed te kunnen maken en dit registreren. Adviseren examencommissies op het gebied van studeren en persoonlijke omstandigheden.
• Participeren in (keten) projecten, werkgroepen of commissies, gevraagd en ongevraagd advies geven en het actief aandragen/uitvoeren van verbetervoorstellen.
• Beoordelen van de studievoortgang van studenten met een verblijfsvergunning studie, in het kader van IND wetgeving. Bepalen van de impact van persoonlijke omstandigheden op de studievoortgang.
• Klachten en geschillen procedures studenten: informatie verstrekken aan student over de verschillende procedures en het coördineren van de afhandeling van deze procedures.

Team 

Je komt te werken in een hecht team met 5 personen waar professionaliteit en klantgerichtheid belangrijk zijn en waar aandacht is voor de persoon. Zowel voor onze studenten als voor elkaar. De TU/e is een on campus universiteit en we vinden het belangrijk om op de campus samen te werken, studentgesprekken te voeren en andere collega's te treffen. Wanneer het kan is er de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Intercollegiale casuïstiekbesprekingen zijn een vast onderdeel van ons werk. Mede gelet op ieders persoonlijke kwaliteiten en ontwikkelambities wordt de verdeling van aandachtsgebieden en beleidsportefeuilles binnen het team jaarlijks geëvalueerd. De vacature ontstaat door uitbreiding van het team in verband met groeiende studentaantallen en uitbreiding van het takenpakket. De gewenste startdatum is 1 januari 2025. 

Functie-eisen

• Je hebt een academisch werk- en denkniveau.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en een goed ontwikkeld empathisch vermogen. Je beschikt over de juiste gespreksvaardigheden voor een effectieve gespreksvoering. Je komt snel tot de kern en verwoordt deze helder.
• Je hebt aantoonbare ervaring met de problematiek van studenten met een functiebeperking of extra ondersteuningsbehoefte.
• Je bent op de hoogte van de relevante wet- en regelgeving binnen het Hoger Onderwijs en DUO regelingen. Je hebt bij voorkeur ervaring met het Bindend Studie Advies (BSA), IND studievoortgangscontrole voor non-EEA studenten en het uitvoeren van regelingen, beleid en protocollen.
• Je hebt gevoel voor het werken in een multiculturele en internationale context.
• Je beschikt over een goede beheersing van de Engelse taal (C1 niveau), zowel mondeling als schriftelijk. We gaan ervan uit dat jouw niveau van de Nederlandse taal aantoonbaar voldoende is om Nederlandse wet- en regelgeving te kunnen lezen en interpreteren. Dit is een vereiste.
• Je bent een zelf-starter en in staat om het werk van een studentendecaan zelfstandig te organiseren (of snel eigen te maken). Het is een pré als je aantoonbare werkervaring hebt als studentendecaan binnen het WO of HBO. 
• Je bent een teamspeler, resultaat- en klantgericht, flexibel, stressbestendig en werkt nauwkeurig.

Arbeidsvoorwaarden

Aanbod 

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.

Het betreft een aanstelling van 0,8-1,0 fte in schaal 10. Bij reactie gaan we ervan uit dat je minimaal 32 uur beschikbaar bent en de dinsdag een werkdag (op de campus) kan zijn. Goed om te weten, de piekperiode is van mei tot en met november. In het team worden afspraken gemaakt over de vakantiespreiding.  

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EuFlex (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden. 

Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal €3.345,- tot maximaal € 5.278,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 10 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Informatie en sollicitatie

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van ruim 7000 medewerkers en meer dan 13.000 studenten.

Meer informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op via studentcounselors@tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR Services, email HRServices.SupportUnits@tue.nl.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature reageer dan uiterlijk 6 oktober door een beknopte en concrete onderbouwing en CV te uploaden via de “solliciteer direct” button.
Geef in je motivatiebrief ter ondersteuning van je CV kort en concreet aan hoe jij aantoonbaar voldoet aan de functie-eisen.

De eerste gespreksronde wordt gepland in de periode 8 t/m 18 oktober. De tweede gespreksronde is op 22 en 24 oktober. Gesprekken met interne kandidaten worden direct ingepland en hebben voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je reactie!