Secretaresse (M/V) Faculteit Bouwkunde (0.8-1.0 fte)

Functieomschrijving

Over Bouwkunde
De faculteit Bouwkunde huisvest een uniek breed spectrum van disciplinaire kennis op het gebied van architectuur, stedenbouw, bouwfysica, installatietechniek, constructie, vastgoedbeheer en bouwproductie. Wij werken op verschillende schaalniveaus, van materialen tot gebouwen tot steden, en besteden aandacht aan de impact van ontwerp en technologie op de mens. Onze missie is het opleiden van studenten en het bevorderen van wetenschap en technologie vanuit het perspectief van de gebouwde omgeving en ten behoeve van de maatschappij als geheel. Wij integreren onderwijs, onderzoek en ontwerp in één onderwijsprogramma om studenten in staat te stellen ‘thought leaders’ te worden, om steden en de bouwindustrie (opnieuw) vorm te geven en bij te dragen aan grote maatschappelijke uitdagingen.

De faculteit is georganiseerd in vier disciplinaire eenheden. Wetenschappers binnen de eenheden worden gestimuleerd om over de grenzen van hun eigen vakgebied heen samen te werken in interdisciplinair onderzoek en onderwijs rond de thema's: energietransitie, duurzaamheid en inclusiviteit.

De faculteit heeft in 2022 haar nieuwe strategisch plan gepresenteerd, en is volop in ontwikkeling op onderwijs, onderzoek en haar bedrijfsvoering. Hierdoor zoeken wij extra versterking bij het faculteitssecretariaat.

Het faculteitsbureau ondersteunt de primaire taken van de faculteit: onderwijs, onderzoek en valorisatie. Binnen het bureau geeft de directeur bedrijfsvoering direct leiding aan het faculteitssecretariaat, financiën, HR, ICT faciliteiten en het opleidingsinstituut. Het secretariaat van het faculteitsbestuur biedt ondersteuning aan het faculteitsbestuur.

Functieomschrijving

• Je verzorgt de allround secretariële ondersteuning voor het bestuur en de bestuurssecretaris;
• Je bent inhoudelijk betrokken bij de dagelijkse gang van zaken binnen de faculteit en bent daardoor op te hoogte wat er speelt. Je kunt op hoofdlijnen meedenken, voorstellen voor aanpassing en/of vernieuwing  geven, en daarop acteren;
• Samen met de twee secretaresses en de bestuurssecretaris vorm je een enthousiast en geolied team waarbij eenieder zijn/haar kerntaken heeft maar je weet ook wat er bij de ander speelt, waardoor je niet alleen goed geïnformeerd blijft maar elkaar bij afwezigheid van de ander ook kunt vervangen;
• Je ondersteunt de secretaris van het bestuur in diverse werkzaamheden waaronder de organisatie en verslaglegging van diverse bestuurlijke overleggen;
• Je bent eerstelijns aanspreekpunt in de faculteit voor interne en externe relaties/vragen;
• Je verleent ondersteuning aan medewerkers van het faculteitsbureau op administratief en/of organisatorisch gebied;
• Je kunt op grond van globale aanwijzingen inventariseren, opstellen, inhoudelijk bewerken en bijhouden van informatie en kunt dit (schriftelijk)verwoorden en verwerken;
• Je levert een bijdrage aan voorstellen voor de aanpassing en/of vernieuwing van processen en systemen;
• Je bent medeverantwoordelijk voor het bijhouden van intranet en het opstellen van de nieuwsbrief;
• Je organiseert en ondersteunt faculteit brede activiteiten en pakt hier ook verantwoordelijkheid in; Je bereidt indien nodig verschillende (management-)vergaderingen voor, werkt hiervoor stukken uit en notuleert vervolgens bij deze vergaderingen;
• Je maakt afspraken, zowel bilateraal als meer complex voor grotere groepen.

Functie-eisen

• Je bent in het bezit van MBO+/HBO diploma, bij voorkeur een secretariële opleiding/officemanagement; kennis en ervaring met bestuursondersteuning is een pré;
• Uitgebreide ervaring met het werken met Microsoft365 of MS Office (agendabeheer via Outlook, Teams, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel), je pakt dit ook snel op en bent ervaren in het je eigen maken van nieuwe systemen;
• Je vindt het leuk en bent sterk in het maken van notulen voor bestuursvergaderingen;
• Plannen en organiseren zit in je DNA en je wordt enthousiast van ontzorgen;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; Sterk organisatievermogen, accuraat en in staat zijn om overzicht te houden;
• Stressbestendig en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en opdrachten;
• Leergierig en in staat om je snel thuis te voelen in een complexe organisatie;
• Flexibele, servicegerichte en proactieve houding;
• Initiatiefrijk, waarbij we je graag uitdagen om met vernieuwingen en/of verbeteringen t.a.v. de huidige procesinrichting te komen;
• Goede sociale, diplomatieke en communicatieve vaardigheden;
• Je bent proactief en signaleert actief wanneer je taken op kunt pakken.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel heel enthousiast van deze baan? Reageer dan zeker, we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal €3.072,- tot maximaal € 4.103- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Informatie en sollicitatie

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.

We are Eindhoven University of Technology - YouTube

Meer informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie en arbeidsvoorwaarden? Neem dan contact op met: Kevin Caris, HR-adviseur, email hradvicebe@tue.nl,

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!