Secretaresse (0,8 fte) (V50.3581)

Secretaresse (0,8 fte)

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor Secretaresse (0,8 fte) bij de faculteit Biomedische Technologie (BMT).Ter ondersteuning van een aantal Hoogleraar groepen die verbonden zijn aan de faculteit Biomedische Technologie (BMT) en nauw samenwerken met het Instituut voor Complexe Moleculaire Systemen (ICMS) zijn wij op zoek naar een Secretaresse.
Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Faculteit(en)
Faculteit Biomedische Technologie
FTE
0,8
Sluitdatum
25/11/2018
Aanvraagnummer
V50.3581

Functieomschrijving

Over TU/e

De TU/e is een Technische Universiteit, gekenmerkt door excellentie en samenwerking met de industrie. Als universiteit richt zij zich op de drie speerpunten: Health, Energy and Smart Mobility. Binnen het strategische speerpunt Health werken verschillende faculteiten samen op onderzoeksgebieden zoals Chemische Biologie, Regeneratieve Geneeskunde, Diagnostische ondersteuning door middel van modelering, en (moleculaire) imaging, waarbij er nauwe banden zijn met zowel de industrie als diverse ziekenhuizen. De TU/e is een open and inclusieve universiteit met korte lijnen. Mensen binnen de TU/e zijn nieuwsgiering, samenwerkend en streven naar excellentie. Excellente faciliteiten liggen aan de basis om het onderzoek en onderwijs op internationaal hoog niveau te brengen. De open en vriendelijke werksfeer faciliteert en inspireert samenwerking tussen onderzoekers en studenten.

Over BMT

De faculteit Biomedische Technologie (BMT) biedt onderzoeksgedreven Bachelor en Master programma’s aan. De Onderwijs- en onderzoeksgebieden binnen de faculteit bestrijken de volgende focusgebieden: Chemical Biology, Regenerative Medicine & Biomaterials, Biomedical Diagnostics & Modelling. De faculteit omvat bijna 1100 studenten en circa 200 (vaste en tijdelijke) wetenschappelijke medewerkers.

Over ICMS

ICMS is een instituut binnen de TU/e en is gericht op het stimuleren van interdisciplinair fundamenteel onderzoek en onderwijs op het gebied van complexe moleculaire systemen. Binnen ICMS komen studenten en onderzoekers uit verschillende faculteiten van de TU/e samen, om zo te werken aan de onderzoeksuitdagingen van de toekomst.

Functie-eisen

In deze functie ligt de voornaamste focus op het ondersteunen van diverse Hoogleraar groepen aan BMT en ICMS verbonden. Omdat de betreffende groepen gehuisvest zijn in het Ceres gebouw, maakt u onderdeel uit van het Office van ICMS. De Secretaresse is een zelfstandige rol en werkt nauw samen met het ICMS Office en de secretaresses van BMT. De werkplek zal deels in Ceres en in Gemini worden gefaciliteerd. Uw leidinggevende is één van de hoogleraren.

Taken

Als secretaresse van de Hoogleraar groepen vervult u o.a. de volgende taken:

  • Verlenen van ondersteuning aan de betreffende Hoogleraren en aan de groep op administratief en/of organisatorisch gebied, zoals plannen van (groep)meetings, agendabeheer, het inplannen van coaching gesprekken met studenten en het printen van tentamens, organiseren van reizen, bestellen van kantoorartikelen, maken van reserveringen, declaraties, project- en verlofuren registratie, etc.;
  • Begeleiden van het proces van sollicitant tot TU/e werknemer/student (MSc, Postdos, PhDs, etc.);
  • Zorgdragen voor de organisatie van het sollicitatie proces en bij indiensttreding zorgen voor een adequate registratie van de medewerker/student in onze systemen (Sharepoint). Verder ook toegang tot relevante gebouwen en laboratoria regelen.
  • Behandelen van de ingekomen e-mail en reguliere post en het zo nodig zelfstandig ondernemen van actie;
  • Verzorgen van de correspondentie in het Nederlands en Engels;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt van de groep en het verzamelen en verwerken van managementinformatie, het beheer van de verlofadministratie alsook het beheer van het archief van de groep;
  • Ontvangen van en regelen van faciliteiten voor nieuwe medewerkers en gasten;
  • Administreren en verwerken van interne rapporten en het bijhouden van publicaties in diverse systemen;
  • Organiseren van symposia en workshops en verantwoordelijk voor de administratieve coördinatie van consortia.
  • Samen met de ICMS Office zorgen voor een goed werkend secretariaat bij BMT / ICMS (bijvoorbeeld goede afspraken met betrekking tot back-up, etc.)

In samenspraak met de wetenschappelijke staf van BMT / ICMS zullen de taken en verwachtingen doorgesproken worden. De werkzaamheden kunnen namelijk verschillen per wetenschappelijk staflid.
 
Gewenst profiel

  • MBO+ Werk- en denkniveau en een afgeronde secretaresseopleiding;
  • Ruime ervaring in het secretaresse vak en affiniteit/ervaring met digitaliseren van administratieve processen;
  • Uitstekende contactuele eigenschappen;
  • Zelfstandige en proactieve grondhouding en in staat om prioriteiten te stellen;
  • Accuraat, stressbestendig en flexibel;
  • In staat om zowel goed zelfstandig als in teamverband te werken;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Goede beheersing van MS-office programma’s.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden een parttime functie 0,8 fte. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende economische omstandigheden is er uitzicht op een verlenging van uw aanstelling. Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring maximaal € 2.700,= (conform schaal 6 van de CAO-NU). De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris. De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten). Afhankelijk van opleiding en werkervaring kan overwogen worden om de aanstelling via EuFlex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e).

Informatie en sollicitatie

  • Meer informatie over de faculteit BMT en ICMS kunt u vinden op de website van de TU/e: www.tue.nl/bmt en www.tue.nl/icms
  • Meer inhoudelijke informatie over de functie kunt u krijgen bij Prof. Patricia Dankers, Hoogleraar BMT, tel.: 040 2475451, e-mail: P.Y.W.Dankers [at] tue.nl
  • Informatie over de arbeidsvoorwaarden zie: https://www.tue.nl/universiteit/werken-bij-de-tue/arbeidsvoorwaarden/
  • Voor overige vragen kunt u contact opnemen met de afdeling HR Services, tel. 040 – 247 4147, e-mail: HRServices.Gemini [at] tue.nl

Sollicitatie

Bent u geïnteresseerd in deze vacature dan kunt u dit t/m 25 november a.s. kenbaar maken door een motivatie en CV te uploaden via de “Solliciteer direct” button. Sollicitaties via e-mail kunnen wij in het kader van Europese Privacywetgeving niet in behandeling nemen.
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.