Secretaresse (0.6-0.8 fte) (V36.3734)

Secretaresse (0.6-0.8 fte)

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Faculteit(en)
Faculteit Electrical Engineering
FTE
0,8
Sluitdatum
24/02/2019
Aanvraagnummer
V36.3734

Functieomschrijving

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor een Secretaresse (0.6-0.8 fte), bij de capaciteitsgroep Photonic Integration (PhI) binnen de Faculteit Electrical Engineering.

De faculteit Electrical Engineering verricht onderzoek en verzorgt onderwijs op het vakgebied van de elektrotechniek en is onderverdeeld in negen capaciteitsgroepen. De faculteit Electrical Engineering heeft ruim 350 medewerkers en 600 studenten.

Elektrotechniek omvat formeel het toepassen van elektromagnetische verschijnselen t.b.v. energieomzetting, telecommunicatie en de elektrotechnische bewerking en verwerking van informatie en de technologie daarvan. Hierbij zijn zowel hardware (in de vorm van elektronische schakelingen en hulpmiddelen) en software (in de vorm van systeemprogrammatuur en elektrotechnische applicatie) object van studie. Bestaande en nieuwe elektrische componenten en systemen worden geanalyseerd, ontworpen en gerealiseerd. Ook het onderhoud en het beheer van deze systemen is onderwerp van onderzoek, evenals de maatschappelijke gevolgen van elektrotechniek en informatietechniek

Bij de capaciteitsgroep Photonic Integration zijn ongeveer dertig mensen werkzaam, met vele nationaliteiten en expertises. De groep is bezig met onderwijs, onderzoek en valorisatie of het gebied van geïntegreerde fotonica, en neemt de leiderschap van een aantal grote initiatieven op Europees niveau.
De groep is betrokken bij verschillende BSc en MSc opleidingen van de TU/e. Meer dan de helft van het aantal medewerkers in de groep wordt gevormd door PhD studenten die onderzoek verrichten, vaak in samenwerking met externe (industriële) partners. De groep heeft een sterk internationaal karakter.

Functie-eisen

Het secretariaat vervult onder meer de volgende taken:

  • Agenda- en databeheer van verschillende hoogleraren
  • Voeren van (interne en externe) correspondentie namens de groep
  • Beheer en continue vernieuwing van de website van de groep
  • Beheer van de administratieve systemen van de groep, waaronder onderwijstaken, student-projecten, publicaties, personele en financiële overzichten, uren- en verlofregistraties en het voorbereiden van rapportages hieromtrent.
  • Organisatie van bijeenkomsten, waaronder MSc workshops, projectvergaderingen, symposia en vakgroepsactiviteiten.
  • Organiseren van en informatievergaring ten behoeve van (project)verslaglegging.
  • Verzorgen van reisaanvragen en reisafhandeling van medewerkers.
  • Opvang en coördinatie van de huisvesting van nieuwe medewerkers en studenten, en vertegenwoordigen van de groep ten aanzien van huisvestingszaken.
  • Structurele informatievoorziening naar medewerkers en studenten ten aanzien van procedures.
  • Voorbereiden van concept-presentaties in powerpoint.
  • Alle overige administratieve en secretariële werkzaamheden.

Gewenst Profiel

Wij zoeken een ervaren en betrokken medewerker/-ster die voldoet aan de volgende eisen:

  • In het bezit van een relevante secretariële of management support opleiding;
  • Ervaring met het werken met MS Office (agendabeheer via Outlook, Word, PowerPoint, Access, en Excel),
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift,
  • Organisatievermogen en in staat zijn om de juiste prioriteiten te stellen,
  • Een flexibele, servicegerichte en proactieve houding,
  • Zelfstandig kunnen werken

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden:

  • Een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende economische omstandigheden is er uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd,
  • Een salaris afhankelijk van de werkervaring van minimaal €1904 tot maximaal € 2647 bruto per maand (salarisschaal 6) bij een fulltime aanstelling. Aangevuld met vakantiegeld, eindejaarsuitkering en 41 vakantiedagen (obv fulltime dienstverband),
  • een afwisselende baan in een prettige internationale werkomgeving

Informatie en sollicitatie

Informatie

Voor informatie over de functie kunt u contact opnemen met Kevin Williams, groepsleider PhI.
Email: k.a.williams[at]tue.nl

Voor informatie over arbeidsvoorwaarden kunt u contact opnemen met Paul Hulsen, HR adviseur:
Email: p.h.w.hulsen[at]tue.nl

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature dan kun je reageren door een motivatie en CV via de ‘solliciteren’-knop'.
Met de selectie van kandidaten wordt gestart zodra de eerste sollicitaties binnen zijn en hiermee zal worden door gegaan totdat de functie vervuld is. Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.
 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Let op: je kan slechts 5 documenten uploaden tot een maximum van 2 MB per document.