Skip to content  

Werken bij de TU/e

Secretaresse (0,6 - 0.8 fte) (V36.4018)

Secretaresse (0,6 - 0.8 fte)

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Faculteit(en)
Faculteit Electrical Engineering
FTE
0,8
Sluitdatum
05/08/2019
Aanvraagnummer
V36.4018

Functieomschrijving

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor een

                                                              Secretaresse (0,6 - 0.8 fte)

Bij de capaciteitsgroep Signal Processing Systems (SPS) binnen de Faculteit Electrical Engineering.

De faculteit Electrical Engineering verricht onderzoek en verzorgt onderwijs op het vakgebied van de elektrotechniek en is onderverdeeld in 9 capaciteitsgroepen. De faculteit Electrical Engineering heeft ruim 350 medewerkers en 1100 studenten.

Elektrotechniek omvat formeel het toepassen van elektromagnetische verschijnselen t.b.v. energieomzetting, telecommunicatie en de elektrotechnische bewerking en verwerking van informatie en de technologie daarvan. Hierbij zijn zowel hardware (in de vorm van elektronische schakelingen en hulpmiddelen) en software (in de vorm van systeemprogrammatuur en elektrotechnische applicatie) object van studie. Bestaande en nieuwe elektrische componenten en systemen worden geanalyseerd, ontworpen en gerealiseerd. Ook het onderhoud en het beheer van deze systemen is onderwerp van onderzoek, evenals de maatschappelijke gevolgen van elektrotechniek en informatietechniek.

Bij de capaciteitsgroep Signal Processing Systems groep zijn ruim 60 medewerkers en daarnaast 60 gasten werkzaam, met vele nationaliteiten en expertises. Zij verzorgen onderwijs en verrichten onderzoek op het gebied van signaal en beeldbewerking, onder andere op het medisch gebied. De groep is betrokken bij verschillende BSc en MSc opleidingen van de TU/e. Meer dan de helft van het aantal medewerkers in de groep wordt gevormd door PhD studenten die onderzoek verrichten, vaak in samenwerking met externe (industriële) partners. De groep heeft een sterk internationaal karakter.

Het secretariaat van SPS is het administratieve en organisatorische centrum van deze groep en wordt gevormd door twee (deeltijd) medewerkers die in gezamenlijkheid en onderlinge afstemming de taken uitvoeren. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met het secretariaat van VCA, onderdeel van de SPS groep. 

Taken

Je hebt primair als taak het verrichten van secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden met betrekking tot de SPS groep.

Je vervult onder meer de volgende taken:

  • Agenda- en databeheer van verschillende hoogleraren
  • Voeren van (interne en externe) correspondentie namens de groep
  • Beheer en continue vernieuwing van de website van de groep
  • Beheer van de administratieve systemen van de groep, waaronder onderwijstaken, student-projecten, publicaties, personele en financiële overzichten, uren- en verlofregistraties en het voorbereiden van rapportages hieromtrent.
  • Organisatie van bijeenkomsten, waaronder MSc workshops, projectvergaderingen, symposia en vakgroepsactiviteiten.
  • Organiseren van en informatievergaring ten behoeve van (project)verslaglegging.
  • Verzorgen van reisaanvragen en reisafhandeling van medewerkers.
  • Opvang en coördinatie van de huisvesting van nieuwe medewerkers en studenten, en vertegenwoordigen van de groep ten aanzien van huisvestingszaken.
  • Structurele informatievoorziening naar medewerkers en studenten ten aanzien van procedures.
  • Voorbereiden van concept-presentaties in powerpoint.
  • Alle overige administratieve en secretariële werkzaamheden.
     
    Ben jij die enthousiaste en zelfstandige collega waarnaar wij op zoek zijn, met hart voor het secretariaatswerk en die het hoofd koel kan houden?!

Functie-eisen

Heb je een HAVO/VWO diploma aangevuld met een secretaresse opleiding en enige jaren ervaring in een soortgelijke functie? En heb je affiniteit met en goede beheersing van moderne digitale computersystemen, natuurlijk inclusief routinematige en flexibel gebruik van MS office programma’s zoals Word, Outlook, PowerPoint, en Excel? Dan ben jij misschien wel de collega die wij zoeken! We vinden het ook belangrijk dat je organisatiesensibiliteit en organisatievermogen hebt. Daarnaast dien je te bezitten over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels. Bovendien kun je gestructureerd werken, denk je vooruit en kun je plannen en organiseren. Vanzelfsprekend ben je service- en resultaatgericht en initiatiefrijk. Als teamspeler heb je een gevoel voor een goede afstemming en ben je integer en discreet. Sociale en communicatieve vaardigheden ontbreken je dan ook niet. Een proactieve houding zal je helpen de uitdagingen die deze functie biedt, te benutten en zo een dynamische functie te creëren.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor minimaal 0,6 - 0,8 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische/ organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling (indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd). Het salaris bedraagt, afhankelijk van jouw kennis en ervaring, minimaal € 1.992,= bruto per maand bij volledige werktijd en maximaal € 2.770,= (schaal 6 CAO Nederlandse Universiteiten). Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantie uitkering van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Informatie en sollicitatie

Informatie

Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je verkrijgen bij:

  • Prof. Jan Bergmans, groepsvoorzitter SPS groep, tel. 040-247 4438, email: j.w.m.bergmans[at]tue.nl.
     
    Voor vragen betreffende de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met:
  • Ellen van der Mierden, HR adviseur, e-mail: hrservices.ee{at]tue.nl.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature, upload dan je motivatie en CV via de "Solliciteer op deze vacature" button.


Je kunt maximaal 5 documenten uploaden van ieder maximaal 2MB.


Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.