Skip to content  

Werken bij de TU/e

Secretaresse (0,5-0,6 fte / 0,8-1,0 fte)

Secretaresse (0,5-0,6 fte / 0,8-1,0 fte)

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft bij de capaciteitsgroep Coherence and Quantum Technology (CQT) binnen de Faculteit Technische Natuurkunde een vacature van 0,5-0,6 fte voor een secretaresse. Naast de werkzaamheden voor de CQT-groep kan de functie worden uitgebreid naar 0,8-1,0 fte met het secretariaat voor een tweede nieuw op te richten onderzoeksgroep, zodat je als secretaresse dan twee onderzoeksgroepen zult ondersteunen.
Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Faculteit(en)
Faculteit Technische Natuurkunde
FTE
0,6
Sluitdatum
12/04/2020
Referentie
V34.4387

Functieomschrijving

De faculteit Technische Natuurkunde is een van de negen faculteiten van de TU/e. De faculteit verzorgt de bacheloropleiding Applied Physics en de masteropleidingen Applied Physics en Science and Technology of Nuclear Fusion. Verder biedt de faculteit een aantal post-graduate opleidingen en cursussen aan. Daarnaast wordt er fundamenteel en toegepast onderzoek gedaan op de faculteit Technische Natuurkunde.

De Coherence and Quantum Technology-groep heeft een vaste staf van vijf wetenschappers, drie technici en een secretaresse. Daarnaast werken er op dit moment twee technici, 15 PhD’s en zeven postdocs in tijdelijke dienst. Bovendien is er een wisselend aantal bachelor- en masterstudenten die eindprojecten uitvoeren in de groep, resulterend in een groepsgrootte van 35-45 personen. De groep is gehuisvest in het Cyclotrongebouw, waarmee het een warme historische band heeft. De wetenschappelijke staf draagt sterk bij aan het onderwijs van de faculteit. Het wetenschappelijk onderzoek is zeer divers en varieert van technisch-experimenteel onderzoek tot zuivere theorie. De groep heeft een sterke band opgebouwd met een aantal van de grote high-tech bedrijven uit de regio en werkt sinds kort ook samen met musea en medische instellingen. De diversiteit van de groep vormt een bron van inspiratie en wordt gekoesterd. De eenheid van de groep wordt bewaakt door een wekelijks groepscolloquium en allerlei gezamenlijke activiteiten, zoals groepsuitjes en veel aandacht voor onderlinge communicatie.

Taken
Je bent als secretaresse de spin in het web en je verricht hierbij secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden.

Je vervult onder meer de volgende taken:

  • Beheer van agenda’s wetenschappelijke stafleden, groepsagenda en social media
  • Proactief bewaken van termijnen en de voortgang van lopende zaken
  • Projectmatige taken rond de organisatie van conferenties, workshops
  • Beheren van een digitaal archief en een digitale structuur
  • Beheer van de administratieve systemen, procedures en taken van de groep, op het gebied van bachelor- en masterstudenten en PhD’s, personele en financiële zaken, en het verzorgen van (project-)overzichten en het voorbereiden van rapportages hieromtrent
  • Organiseren van afstudeerzittingen, promoties, seminars en studentbezoeken
  • Organiseren van sociale zaken in brede zin, zoals groepsactiviteiten, jubilea, afscheid
  • Organiseren en notuleren van vergaderingen
  • Opzetten, bewerken en redigeren van officiële documenten en correspondentie
  • Verzorgen van hotelreserveringen voor gasten, catering, kantoorartikelen
  • Reprotaken, zoals het vermenigvuldigen van tentamens, toetsen en boekjes
  • Alle overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden

Ben jij die initiatiefrijke, proactieve, enthousiaste en zelfstandige collega, met hart voor het secretaressevak? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Functie-eisen

Je hebt een HAVO/VWO-diploma aangevuld met een secretaresse-opleiding en bij voorkeur enige jaren ervaring in een soortgelijke functie. Ook heb je affiniteit met en goede beheersing van moderne digitale computersystemen, natuurlijk inclusief MS-office-programma’s zoals Word, Outlook, PowerPoint, en Excel. Daarnaast dien je te bezitten over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.

Je bent als secretaresse initiatiefrijk, service- en resultaatgericht; gestructureerd werken, vooruit denken, plannen en organiseren zijn voor jou vanzelfsprekend. Ook beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden. Als teamspeler heb je gevoel voor een goede afstemming en ben je integer en discreet. De werktijden zullen in overleg worden vastgesteld.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,5-0,6 / 0,8 – 1,0 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische/ organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling (indien je al een vast contract aan de TU/e hebt, dan blijft dit gehandhaafd).

Salaris en inschaling vinden plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten in schaal 6 (op fulltime basis tot maximaal € 2.770,-- per maand)  of schaal 7 (op fulltime basis tot maximaal € 3.052,-- per maand), afhankelijk van jouw kennis en ervaring.

Daarnaast bieden wij uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantie-uitkering van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, een uitgebreid aanbod aan trainings- en opleidingsmogelijkheden, kinderopvangfaciliteiten en uitstekende sportfaciliteiten.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Deze vacature staat open voor zowel interne als externe kandidaten, waarbij bij gelijke geschiktheid interne kandidaten voorrang hebben.

Informatie en sollicitatie

Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je verkrijgen bij:

  • Prof.dr.ir. Jom Luiten, groepsvoorzitter CQT, email: o.j.luiten {at} tue.nl.

Voor vragen betreffende de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met:

  • Floortje de Groot, HR-adviseur, e-mail: f.r.d.groot {a} tue.nl.

Ben je geïnteresseerd in deze vacature, upload dan je motivatie en CV via de "Solliciteer nu" button.


Je kunt maximaal 5 documenten uploaden van ieder maximaal 2MB.