Secretaresse (0,5 fte) (V50.3727)

Secretaresse (0,5 fte)

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor: Secretaresse (0,5 fte) binnen de Faculteit Biomedische Technologie (BMT)
Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Faculteit(en)
Faculteit Biomedische Technologie
FTE
0,5
Sluitdatum
02/06/2019
Aanvraagnummer
V50.3727

Functieomschrijving

Ter versterking van ons secretariaat, verbonden aan onderzoeksgroep binnen de faculteit Biomedische Technologie (BMT), zijn wij vanwege uitbreiding op zoek naar een secretaresse, die op korte termijn kan starten.

Over TU/e

De TU/e is een Technische Universiteit, gekenmerkt door excellentie en samenwerking met de industrie. Als universiteit richt zij zich op de drie speerpunten: Health, Energy and Smart Mobility. Binnen het strategische speerpunt Health werken verschillende faculteiten samen, waarbij er nauwe banden zijn met zowel de industrie als diverse ziekenhuizen. De TU/e is een open and inclusieve universiteit met korte lijnen. Mensen binnen de TU/e zijn nieuwsgiering, samenwerkend en streven naar excellentie. Excellente faciliteiten liggen aan de basis om het onderzoek en onderwijs op internationaal hoog niveau te brengen. De open en vriendelijke werksfeer faciliteert en inspireert samenwerking tussen onderzoekers en studenten.

Over BMT

De faculteit Biomedische Technologie (BMT) biedt onderzoeksgedreven Bachelor en Master programma’s aan. De Onderwijs- en onderzoeksgebieden binnen de faculteit bestrijken de volgende focusgebieden: Chemical Biology, Regenerative Engineering & Materials, Biomedical Imaging & Modelling. Elk van deze focusgebieden omvat diverse onderzoeksgroepen, geleid door een onderzoeksleider (hoogleraar of universitair (hoofd)docent), met een variabele grootte. De faculteit kent een nauwe samenwerking tussen haar onderzoekers zowel binnen de eigen onderzoeksgebieden als binnen de gehele faculteit. Ook in de secretariële ondersteuning heerst een hoge mate van samenwerking, en worden verschillende onderzoeksgroepen bediend vanuit eenzelfde secretariaat, bestaande uit secretaresses met elk hun eigen leidinggevende onderzoeksleider. In totaal omvat de faculteit bijna 1.100 studenten en circa 200 (vaste en tijdelijke) wetenschappelijke medewerkers.

Functiebeschrijving

In deze functie ligt de voornaamste focus op het ondersteunen van de Onderzoeksleiders en bijbehorende groepen binnen BMT, voor nu zijn dit drie personen. De secretaresse is een zelfstandige rol binnen een gezamenlijk secretariaat van het cluster Regenerative Engineering & Materials (REM) waar reeds twee secretaresses werkzaam zijn. Binnen de faculteit BMT zijn circa 10 secretaresses werkzaam. Vanwege uitbreiding van het clustersecretariaat zijn wij op zoek naar één secretaresse voor 20 uur per week, waarbij op de vrijdag aanwezigheid wordt verwacht voor minimaal een dagdeel. Overige dagen zijn in overleg op maandag, dinsdag en/of donderdag.

Taken

Als secretaresse van de onderzoeksgroepen vervult u o.a. de volgende taken:

  • Verlenen van ondersteuning aan de betreffende Hoogleraren / Principal Investigators (PI’s) en aan de groep op administratief en/of organisatorisch gebied, zoals plannen van (groep)meetings, agendabeheer, telefoon/post, het inplannen van coaching gesprekken met studenten en het printen van tentamens, organiseren van reizen, bestellen van kantoorartikelen, maken van reserveringen, declaraties, etc.;
  • Organiseren van congressen / bijeenkomsten etc.;
  • Opzetten en onderhouden van projectmatige zaken bijv. diverse digitaal structureren op financieel, administratief gebied e.d.;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt van de groep en het verzamelen en verwerken van managementinformatie, het beheer van het (digitale) archief van de groep;
  • Verzorgen van de correspondentie en andere (wetenschappelijke) teksten in het Nederlands en Engels en onderhouden van de website;
  • Administreren en verwerken van interne rapporten en het bijhouden van publicaties in diverse systemen;
  • Begeleiden van het proces van sollicitant tot TU/e medewerker (bijv. PhDs);
  • Ontvangen van en regelen van faciliteiten voor nieuwe medewerkers;
  • Verlenen van ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc);
  • Verlenen van ondersteuning met betrekking tot de organisatie/communicatie van promoties.

Functie-eisen

  • MBO/HBO werk- en denkniveau en een afgeronde secretaresseopleiding;
  • Ruime ervaring in het secretaresse vak en affiniteit/ervaring met digitaliseren van administratieve processen en projectmatige zaken;
  • Uitstekende contactuele eigenschappen;
  • Zelfstandige en proactieve grondhouding en in staat om prioriteiten te stellen;
  • Accuraat, stressbestendig en flexibel;
  • In staat om zowel goed zelfstandig als in teamverband te werken;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Goede beheersing van MS-office programma’s.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden een parttime functie 0,5 fte. Vanwege de bezetting is aanwezigheid op de vrijdag noodzakelijk, tenminste voor een dagdeel. Startdatum is op korte termijn. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende economische omstandigheden is er uitzicht op een verlenging van uw aanstelling. Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring maximaal € 2.770,= (conform schaal 6 van de CAO-NU). De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris. De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten). Afhankelijk van opleiding en werkervaring kan overwogen worden om de aanstelling via EuFlex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e).

Informatie en sollicitatie

Informatie