Projectmanager Introductie nieuwe studenten (0,5 fte)

Functieomschrijving

Ben jij een geboren organisator met een passie voor het creëren van onvergetelijke ervaringen? Heb je ervaring met projectmanagement en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als projectmanager voor de introductieweek en de Master Kick-off, speel je een centrale rol in het verwelkomen van nieuwe studenten.

De TU/e Campus is een aantrekkelijke en levendige hotspot in Brainport Regio Eindhoven waar studenten, onderzoekers, ondernemers en high-tech bedrijven elkaar ontmoeten en samenwerken. De campus ligt midden in het centrum van de stad en is een open en toegankelijke community voor technologisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en kennisvalorisatie. We hebben een diverse en multiculturele community die uit meer dan 90 nationaliteiten bestaat. De TU/e is dé plek ‘Where innovation starts’. Met de introductieweek en Master Kick-off geven we de eerste jaars studenten dé start van hun studie en studentenleven.

De dienst Education & Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor aankomende en ingeschreven studenten van de TU/e en levert een scala aan diensten zoals het inschrijven van studenten, het begeleiden bij studiekeuze, het geven van training zoals studievaardigheden, het verzorgen van loopbaanbegeleiding en het uitvoeren van projecten op het gebied van ICT in het onderwijs. ESA is ook verantwoordelijk voor het organiseren van de Introductie(week) en de Master Kick Off. De projectmanagersfunctie is gepositioneerd in de ESA afdeling Policy, Advice & Projects (PAP). De vacature ontstaat vanwege pensionering van de huidige projectmanager.

Doel van de functie

Als projectmanager Introductie nieuwe studenten zorg je ervoor dat aankomende studenten (Nederlandse en internationale Bachelor, Master en Pre-Master studenten) een goede en onvergetelijke start van de studie en het studentenleven op de TU/e hebben. Na de intro hebben ze kennis gemaakt met hun mede-studiegenoten, kennen ze de campus en faculteit, hebben ze een goed beeld van onze bruisende studenten community, verenigingsleven en Eindhoven Studentenstad. Kortom, dé beste start voor hun nieuwe avontuur!

Wat ga je doen?

De projectleider is verantwoordelijk voor het organiseren van het grootste evenement van TU/e: de Introductieweek en de Master Kick Off (en daaraan gelieerde activiteiten zoals de Welcome Days voor internationals, Intro Parent day en Eindhovense Intro Festival samen met Fontys en MBO) . Dit doe je niet alleen. Je werkt samen met een eventmanager van het Communicatie Expertise Centrum, een ESA manager en de Centrale Introductie Commissie (CIC). De CIC bestaat uit een team van student assistenten die de praktische organisatie en uitvoering verzorgen. De projectmanager stuurt de CIC aan.

De taken:

• Visie, beleid en kaders opstellen.
• Projectplan en doelstellingen opstellen, uitvoeren en realiseren.
• Samenstellen/werven, aansturen en coördineren van de CIC.
• Opstellen en indienen van veiligheidsplan en vergunning.
• Contactpersoon voor de gemeente (mede in verband met vergunning) en andere externe stakeholders.
• Begroting opstellen en bewaken (budget verantwoordelijk).
• ‘Spin in het web’, helicopterview bewaken en diverse belangen wegen.
• Netwerk intern en extern onderhouden.
• Rapporteren en afstemmen met Gremia TU/e, zoals College van Bestuur, onderwijsbestuur, opleidingsdirecteuren en ESA management team.
• Evalueren, adviseren en bijsturen.

Functie-eisen

• Academisch denk- en werk niveau (afgeronde master).
• Minimaal 3 jaar ervaring als projectmanager.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het organiseren van omvangrijke events.
• Je hebt affiniteit met de doelgroep studenten en de studentencultuur, je weet je goed in te leven in de eerste jaars studenten en diversiteit aan nationaliteiten.
• Je hebt een netwerk van bedrijven om mee te verbinden en samen te werken.
• Je bent flexibel en pro-actief, weet goed om te gaan met veranderingen, handelt snel en hebt geen ‘9 tot 5 mentaliteit’.
• Je bent organisatie sensitief: je legt makkelijk contacten, weet wat de ander beweegt, kent de verschillende organisatiebelangen, hebt gevoel voor de interne politiek en bent tactvol in de omgang.
• Je bent stressbestendig, weet op drukke momenten rust te brengen en schakelt snel.
• Je bent communicatief en organisatorisch sterk.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (C1 niveau).
• Het is een pré als je ervaring hebt met het werken in een diverse en multiculturele setting.

Het is essentieel dat je beschikbaar bent in de maanden mei/juni in verband met het vergunningen traject. Ook ben je aanwezig in de maand augustus wanneer het topdrukte is met de voorbereidingen en de intro week/activiteiten. Tijdens de introductie activiteiten/week kun je fulltime aanwezig zijn (in het algemeen in tweede helft van augustus). Wil je weten hoe onze introductie er in 2024 uitzag? Kijk dan hier: https://www.tue.nl/studeren/studeren-aan-de-tue/introductieweek

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal €3.345,- tot maximaal €5.278,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 10 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Informatie en sollicitatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met de huidige projectmanager Jeanette Schoumacher j.a.schoumacher@tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR Services, email HRServices.SupportUnits@tue.nl.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EuFlex (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden. Interne kandidaten hebben voorrang. Gesprekken worden na screening meteen ingepland.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature reageer dan uiterlijk 15 oktober door een beknopte en concrete onderbouwing en CV te uploaden via de “solliciteer direct” button.
Geef in je motivatiebrief ter ondersteuning van je CV kort en concreet aan hoe jij aantoonbaar voldoet aan de functie-eisen.

We kijken uit naar je reactie!