Project administrateur

Functieomschrijving

De TU/e Campus ligt midden in het centrum van de stad en is een open en toegankelijke community voor technologisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en kennisvalorisatie. Een aantrekkelijke en levendige hotspot in Brainport Regio Eindhoven waar studenten, onderzoekers, ondernemers en high-tech bedrijven elkaar ontmoeten en samenwerken. Stap in de wereld van morgen en neem deel aan de ontwikkeling van vernieuwde technologieën en toepassingen die oplossingen bieden voor grote maatschappelijke vraagstukken. De TU/e Campus is dé plek ‘Where innovation starts’.

Functie omschrijving:
Voor de continuiteit en doorontwikkeling van haar eigen dienstverlening heeft Finance & Control een vacature binnen het team van Diensten Project Administrateurs (DPA).

In deze functie ben je gericht op financiele aspecten van de reguliere bedrijfsprocessen en projecten van de diverse Diensten van de TU/e. Het takenpakket variëert van administratief, ondersteunend, bewakend tot adviserend. Vanuit Finance & Control ben je de schakel tussen de bedrijfvoeringsprocessen van verschillende ondersteunende Diensten en Finance & Control. Je ondersteunt de business Controller van de dienst en spart met je DPA collega’s van de andere diensten.

Een doorkijk in het takenpakket en verantwoordelijkeden ziet er als volgt uit:

• Het is een administrateursfunctie waarbij je verantwoordelijk bent voor de financiële administratie van meerdere Diensten. Dit betreft hier o.a. de factuurflow en betaalbaarstelling van beurzen. Dit is in aanvulling op de centrale financiele administratie;
• Je bent verantwoordelijk voor de administratie van betalingen en terugbetalingen (verblijfsvergunningen, collegegelden etc.) van internationale studenten via de IND-rekening en het verwerken van interne declaraties ten behoeve van de studievoorschotmiddelen;
• Je draagt zorg voor de facturering aan derden en de interne doorbelastingen;
• Vraagbaak en advisering van alle afdelingen binnen de betreffende diensten op financieel gebied (doorbelasting/ facturering/ etc.);
• Verzorgen van de adminstratie rondom de Notebook regeling voor de studenten;
• Je kijkt continue naar verbetermogelijkheden in de bestaande adminstratieve processen;
• Tijdens de begroting en de periodieke rapportages, voorzie je de business Controller van input;
• Waar procesen projectmatig worden gevolgd, verzorg je de projectadministratie. Tevens ben je op dit vlak de vraagbaa k voor de projectleiders.

Per dienst wisselt de mate waarin de bedrijfsvoering projectmatig georganiseerd is en zijn er specifieke vraagstukken en werkwijzes. De functie van DPA is dan ook in ontwikkeling, waarbij je kritisch kijkt naar procesverbetering en het projectmatig werken.
Het uiteindelijke doel is dat er één manier van werken is over de diverse diensten heen binnen het DPA team ontstaat. Op deze manier verstevigt de adviesrol richting projectleiders en business controllers.

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde opleiding op MBO+/HBO niveau op het gebied Financiele administratie;
• Daarbij heb je mimaal 2 jaar relevante inhoudelijke werkervaring igv een HBO opleiding en minmaal 5 jaar ervaring in combinatie met een MBO opleiding;
• Je bent iemand die graag service verleent, opereert binnen een team en daarbij contacten onderhoudt met andere teams/personen in de organisatie;
• Je zeit het als een uitdaging om op een proactieve wijze invulling te geven aan een breed scala van administratieve handelingen/taken, als onderdeel van beheersing van projecten;
• Het is voor jou een uitdaging om projecten administratief optimaal te beheersen en dit te doen in direct overleg met de betreffende Projectleider;
• Het correct en volledig inrichten van een projectadministratie van de diverse Diensten projecten is voor jou geen probleem.
• Zowel vanuit administratief oogpunt als vanuit adviserend perpectief ben jij een gesprekspartner;
• Advieskracht: Onafhankelijk gevraagd en ongevraagd kritisch kunnen adviseren op project en procesniveau;
• In staat om in overleg met DPA collega’s tot verbeteringen te komen in processen waarin je betrokken bent.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende functie binnen een internationale en toch persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we je:

• Een maandsalaris van minimaal €2.693,-- tot maximaal €3.636,-- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten);
• Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 8,3% en een gunstige regeling voor meer vakantiedagen of een sabbatical;
• Werktijden in overleg voor een optimale balans tussen werk en privé;
• Leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Daarom bieden we je ruimte voor ontwikkeling van je talent met doorgroeimogelijkheden en uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden zoals mentoring, workshops en coaching;
• Een royale werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van €2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van €25,- per maand. En parttime en flexibel werken is ook mogelijk in deze positie.

Informatie en sollicitatie

Aanvullende informatie:

• Heb je vragen over de inhoud van de functie, neem dan contact op met Gertjan van Lieshout, manager Financiële Administratie telefoon 040 - 247 8105, e-mail: g.h.v.lieshout@tue.nl;
• Meer informatie over werken bij de TU/e vind je op de volgende internetpagina https://www.tue.nl/werken-bij-tue/.
   

Solliciteren:
Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatiebrief en cv via de “Apply now” button op de TU/e website. Let op dat je slechts 5 documenten tot 2 MB elk kunt uploaden. Als het nodig is, kan je bestanden combineren.

Deze vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!