Medewerker recordbeheer digitaal TU/e archief (0.8-1.0 fte)

Functieomschrijving

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een internationaal georiënteerde universiteit, gespecialiseerd in techniek, wetenschap en technologie. We staan bekend om onze grote wetenschappelijke impact en ontwikkeling van technologische innovaties. Als je bij de Technische Universiteit Eindhoven komt werken, stap je op de campus van een kleine universiteit met een grote impact in de slimste regio van de wereld.

De dienst Library and Information Services (LIS) is integraal verantwoordelijk voor de ondersteuning van faculteiten en andere ondersteunende diensten van de TU/e. De dienst is onderverdeeld in zes Product Areas: Library and Open Science, Research, Education, Corporate, Data & Insights en Platforms.

Wil jij ook bijdragen aan baanbrekende innovaties en ontwikkelingen in technologie en wetenschap? Ben je ambitieus, heb je daarnaast passie voor data- en document gedreven werken en beheer, heb je graag vrijheid in je werk en werk je het liefst samen met anderen in een internationale en multidisciplinaire omgeving? Dan zouden wij graag met je in contact komen.

Voor het product Area Data & Insights, zijn we op zoek naar een recordbeheerder (0,8 - 1,0 fte) voor wie digitale ontwikkelingen binnen het informatie- en archiefbeheer geen geheimen kent. Het productteam Archive is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het organisatiebrede TU/e-archief. Als recordbeheerder ben je lid van het productteam Archive, werk je nauw samen met de andere experts in het team en met collega's van andere teams binnen en buiten LIS.

Archiveren is een logische stap in de levenscyclus van data en documenten. Deze levenscyclus is binnen de TU/e geheel digitaal ingericht en wordt telkens geoptimaliseerd. Enerzijds door nieuwe, beter in te passen applicaties, anderzijds door ketenprocessen centraal te positioneren. Op dit moment participeert het team in het project voor de vervanging van de huidige archiefoplossing met daarnaast speciale aandacht voor e-mailarchivering en de COVID19 hotspot.

Inhoud functie:

Je functioneert, na een inwerk- en/of ontwikkelperiode zelfstandig binnen het product team Archive en bent breed inzetbaar op de volgende kerntaken:

• Ondersteuning van de informatievoorziening t.b.v. College van Bestuur en daaraan gerelateerde bedrijfsvoering door registratie, ontsluiting en archivering van documenten;
• Toekennen van metadata op basis van Documentair Structuur Plan Onderwijs TU/e, afgestemd op overbrenging naar een e-Depot;
• Je coördineert de uit te voeren werkzaamheden voor het aan het archief gerelateerde projecten;
• Behandelen en afhandelen van archiefvragen van collega’s binnen de instelling;
• Bewaken van de kwaliteit van archiefwaardige data en documenten;
• Ondersteunen bij het veranderproces van analoog naar digitaal archiveren;
• Ondersteunen collega’s productteam bij grootschalige digitaliseringstrajecten;
• Informeren, instrueren en ondersteunen van gebruikers van de archiefoplossing;
• Beheer mailboxen van productteam Archive;
• Participeren in aan archivering gerelateerde projecten en/of uitvoeren van (deel)activiteiten daarbinnen;
• Vervangen van collega’s binnen het productteam Archive.

Profiel:

Naast een (te ontwikkelen) vakinhoudelijke expertise verwachten wij van je:

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• Fexibele, klantvriendelijke en servicegerichte houding;
• Goede contactuele vaardigheden;
• Kunnen organiseren;
• Probleemoplossend vermogen;
• Digitaal vaardig;
• Gevoel voor kwaliteit en integriteit.

Functie-eisen

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Opleiding medewerker recordsmanagement of daarmee vergelijkbaar;
• Trainingen/opleidingen die bijdragen aan het optimaliseren van de digitale informatiehuishouding. Denk aan e-mail-, project- en/of sociale media archivering;
• Kennis van Office365 apps (Documentmanagement oplossingen als SharePoint en MS Teams) en/of en archiefoplossingen (Recordmanagementapplicaties) geniet de voorkeur;
• Goede beheersing van de Engelse en Nederlandse taal.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een dienstverband voor de periode van één jaar met de intentie om na 1 jaar het dienstverband om te zetten in een vaste aanstelling. Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal €2.471,-  en maximaal €3.336,- (conform schaal 7 CAO NU). De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8 % van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).

Informatie en sollicitatie

• Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je krijgen bij H.J.M. Verhees, tel. 040-247 5873, e-mail: h.j.m.verhees[at]tue.nl.
• Voor vragen omtrent de arbeidsvoorwaarden kun je contact op nemen met HR Services diensten, e-mail: hrservices.supportunits[at]tue.nl
• Meer informatie kan worden verkregen via de volgende link: https://www.tue.nl/werken-bij-tue/.

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature dan kun je reageren door een motivatie en CV te uploaden via de “Solliciteer direct” button
De sluitingsdatum van de vacature is 10-03-2023.
Interne kandidaten gaan voor op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.