Manager Projectadministratie (1.0 fte) (V84.3525)

Manager Projectadministratie (1.0 fte)

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Dienst(en)
Dienst Financiële en Economische Zaken
FTE
1,0
Sluitdatum
28/10/2018
Aanvraagnummer
V84.3525

Functieomschrijving

De TU/e is een internationaal georiënteerde onderzoeksuniversiteit, gespecialiseerd in engineering, science & technology. We staan bekend om onze grote wetenschappelijke impact en ontwikkeling van technologische innovaties. Onze universiteit staat midden in de samenleving: TU/e zet in op complexe, maatschappelijke uitdagingen door zich met onderwijs en onderzoek specifiek te richten op drie Strategic Areas: Energy, Health en Smart Mobility. 

De TU/e staat (inter)nationaal hoog aangeschreven vanwege haar primaire processen: onderwijs en onderzoek. Ambitie om nog verder door te groeien is er volop. Om dit mogelijk te maken worden de faculteiten in hun bedrijfsprocessen door diensten ondersteund en is er continu aandacht voor procesverbeteringen. Er worden hoge eisen gesteld aan de juistheid en betrouwbaarheid van de administratie door externe subsidiegevers en financiers. Bij de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) vallen alle taken op het terrein van financiële en economische zaken onder de Dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ). Deze taken omvatten zowel de beleidsmatige aspecten als de uitvoering. Binnen DFEZ is de afdeling Projectadministratie in hoofdzaak verantwoordelijk voor de (project)administratie, projectcontrol en de subsidiedeclaraties.

Taken:

  • Je rapporteert rechtstreeks aan de Directeur Finance. Je maakt deel uit van het managementteam van DFEZ.
  • Je bent verantwoordelijk voor en je geeft leiding aan de afdeling Projectadministratie die bestaat uit een centrale projectadministratie (6 fte) en decentrale projectadministratieteams (28 fte die fysiek bij de verschillende faculteiten zitten). In totaal geef je leiding aan 43 medewerkers. Je wordt daarbij ondersteund door een 4-tal teamcoördinatoren.
  • Je organiseert de processen om te komen tot een kwalitatieve registratie, facturatie en verantwoording van de financiële stromen van (m.n. onderzoeks)projecten. Je bent daarbij bereid om indien nodig gedetailleerd inhoudelijk met de (projecten) problematiek bezig te zijn.
  • Je coacht en motiveert medewerkers en biedt steun en oplossingen.
  • Je hebt aandacht voor de behoeften van de klant (wetenschappelijk projectleiders resp. budgethouders).
  • Je organiseert de kennisopbouw en kennisdeling van boekhoudkundige, subsidie-, fiscale en algemene wetskennis.
  • Je verzorgt structureel en ad-hoc managementinformatie en levert een bijdrage aan de ontwikkeling van stuurinformatie / business intelligence.

Functie-eisen

Gewenst profiel:

  • Je bent een changemanager die het leuk vindt mensen te motiveren en in beweging te krijgen in een complexe organisatie;
  • Je bent in staat om de afdeling Projectadministratie stevig te positioneren binnen de TU/e en daarbij de aanwezige inhoudelijke expertise met elkaar te verbinden met een scherp oog voor de ‘human factor’. Je bent sterk gericht op samenwerking en verbeteren van processen;
  • Je hebt minimaal 3 jaar leidinggevende ervaring, idealiter ook leidinggeven op afstand;
  • Je pakt ontwikkelingen planmatig aan en werkt doelgericht;
  • Je bent geduldig, volhardend maar ook daadkrachtig en doortastend in het maken van keuzes die helpen bij het uniformeren en efficiënt maken van processen en rapportages;
  • Je denkt en werkt op bedrijfseconomisch terrein op academisch niveau;
  • Je hebt humor en relativeringsvermogen;
  • Kennis van relevante regelgeving en (Europese en landelijke) subsidieregelingen is een pré;
  • Je weet met goede argumenten en overtuigingskracht draagvlak te creëren in de organisatie;
  • Je bent flexibel, organisatiesensitief, communicatief vaardig en samenwerkingsgericht.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden:

Het uitgangspunt is een fulltime aanstelling voor de periode van één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling. Overwogen kan de worden de aanstelling via Euflex te laten verlopen, de detacheringsorganisatie van de TU/e. De functie wordt ingeschaald in schaal 13 van de cao Nederlandse Universiteiten (minimaal €4.911,- en maximaal €5.978,- bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling). Daarnaast heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3% van het jaarsalaris). De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).

Informatie en sollicitatie

Informatie:

  • Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je krijgen via het secretariaat van Dienst Financiële en Economische Zaken, telefoonnummer 040 – 247 5095, e-mail: Secretariaat.DFEZ@tue.nl.
  • Voor vragen betreffende de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Personeelszaken diensten, telefoonnummer 040 – 247 4486, e-mail: personeelszakendiensten@tue.nl.

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature dan kun je reageren door een motivatie en CV te uploaden via de "Solliciteer direct” button. De sluitingsdatum van de vacature is 28 oktober 2018. De selectiegesprekken vinden plaats in de week van 29 oktober 2018.

Interne kandidaten gaan voor op externe kandidaten.

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.