Management/Office-Assistent ESoE

Functieomschrijving

Vanwege doorgroei naar een andere functie vertrekt onze huidige Management/Office-Assistent en daarom zoeken wij een accurate en zelfstandige opvolger (m/v). Het betreft een positie voor 0,5 fte per week.

Wie zijn wij?

De Eindhoven School of Education (ESoE) is een onderdeel van de faculteit Applied Physics and Science Education binnen de TU/e, bestaande uit circa  35 stafleden en een aantal (vooral externe promovendi). ESoE verzorgt de tweedegraadslerarenopleiding in het Bachelor College en de eerstegraadslerarenopleiding in de Graduate School van de TU/e. Deze lerarenopleidingen voor het voortgezet onderwijs in de bètavakken behoren tot de beste in hun soort in Nederland. Naast het verzorgen van onderwijs houdt ESoE zich bezig met onderwijsonderzoek en onderwijsinnovatie.

De baan

De Management/Offfice-Assistent vervult de rol zelfstandig en accuraat, heeft overzicht en brengt structuur aan. De kandidaat kan snel schakelen tussen ad hoc werkzaamheden. Leidinggevende is de directeur van ESoE.

Word je vrolijk van de volgende werkzaamheden?

• Het ondersteunen van het Management Team en projectmanagers bij het plannen van meetings, bijhouden van actie- en besluitenlijst meetings (veelal in het Engels), het bewaken van een adequate follow-up van de actiepunten, agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten.
• Het eerste aanspreekpunt en gezicht zijn voor externe contacten.
• Het onboarden van nieuwe collega’s: Ervoor zorgen dat onze nieuwe collega’s zich welkom voelen en over de faciliteiten beschikken die nodig zijn om goed aan het werk te kunnen.
• Het opzetten en onderhouden van projectmatige zaken bijv. diverse digitale informatiebestanden (op financieel, administratief en onderzoeksgebied), verzamelen en verwerken van managementinformatie, het beheer van het (digitale) archief.
• Huisvestingszaken, overleg met collega’s in de faculteit, overzicht en verdeling van werkplekken en meubilair.
• Ondersteuning bij de afhandeling van financiële zaken.
• Het samen met een collega plannen van uiteenlopende events, cursussen en vergaderingen (denk aan workshops en soms een conferentie).
• Alle verder voorkomende werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het verzorgen van correspondentie, samen organiseren van stafuitjes, maken van reserveringen, bestellen van boeken en andere benodigdheden etc.

Functie-eisen

• ESoE zoekt een collega die zelfstandig prioriteiten stelt, proactief is en initiatief toont bij alle werkzaamheden die bijdragen aan een efficiënte en fijne werkomgeving. Inspelen op de behoefte van collega’s is voor jou een vanzelfsprekendheid.
• MBO+/HBO werk- en denkniveau; ruime ervaring als secretaresse en/of Management/Office -Assistent is een pré.
• Zelfstandige en proactieve grondhouding en in staat om prioriteiten te stellen en structuur aan te brengen.
• Accuraat, stressbestendig en flexibel.
• In staat om zowel goed zelfstandig als in teamverband te werken.
• Uitstekende contactuele eigenschappen richting studenten/medewerkers/VO-scholen en besturen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; Goede beheersing van MS-office programma’s en IT-middelen.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal € 2.899,- tot maximaal € 4.298,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 en 8 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast 8% vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Informatie en sollicitatie

Voor meer Informatie over de functie of voor het maken van een telefonische afspraak kun je contact opnemen voor met prof. Jan van der Veen: j.t.v.d.veen@tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail: HRServices.flux@tue.nl.

Ga naar www.tue.nl/jobs voor meer informatie over werken op de TU/e!

Sollicitatie

Bent je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatie, urenbeschikbaarheid per week en CV via de “Solliciteer nu/Apply now” button op de TU/e website.

Geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een bezoek aan de TU/e.

Voor deze functie wordt intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.