Management assistent HRM (0.6 – 0.8 fte)

Functieomschrijving

Ben jij op zoek naar een uitdagende baan als management assistent binnen het HRM-support team?  
Wellicht is deze functie dan iets voor jou!

Als management assistent HRM ben je dienstverlenend en flexibel ingesteld, sta je graag in contact met mensen en weet je ook goed met anderen te binden. Je vindt het leuk om snel te schakelen in werkzaamheden en met HR-collega’s. Dit doe je in afstemming met collegas van het HRM-support team en je officemanager.

Het HRM-support team bevindt zich in een stimulerende omgeving waar men hard werkt en een fijne manier van samenwerken heeft. Binnen het team communiceren we informeel met elkaar. Werken binnen HRM is dynamisch en soms hectisch; we doorlopen momenteel een ontwikkelingstraject, SQUAD genaamd, waarbij we de HRM dienstverlening optimaliseren. 

Wat ga je doen?  

Het is belangrijk dat je dynamiek in je baan leuk vindt! Ondanks dat geen dag er hetzelfde uitziet, zijn dit taken die je binnen het HRM-support team kunt verwachten:

• Het zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie en mailcorrespondentie in Nederlands (en soms Engels);
• Algehele ondersteuning van HR-collega’s: o.a. vergaderingen en bijeenkomsten organiseren (met alles wat daarbij hoort: plannen, zalen regelen, catering regelen, administratieve voorbereiding en afwikkeling), bloemen en attenties verzorgen;
• Uitvoering checklist rondom instroom en uitstroom van nieuwe medewerkers;
• Verzorgen van bestellingen via I-procurement t.b.v. de afdeling;
• Bijhouden van diverse distributielijsten;
• Ondersteunen bij interne communicatie;
• Samen met collega’s van het HRM-support team zorgen voor de (telefonische) bereikbaarheid van de HRM-afdeling.

Functie-eisen

Als management assistent bij HRM ben je onderdeel van een klein, hecht samenwerkend team, dat collegialiteit, aanpakken én fun weet te waarderen. Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega, die wil bijdragen aan de professionele dienstverlening van het HRM-support team in een persoonlijke cultuur.

Als management assistent,  

• Heb je een secretariële opleiding gevolgd en/of heb je relevante werkervaring binnen een team;
• Heb je een goede beheersing van MS-office programma’s en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Beschik je over een open, flexibele en pro-actieve houding en kun je omgaan met verschillende managementstijlen;
• Beschik je over een gezonde dosis humor, positiviteit en doorzettingsvermogen;
• Beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

Wat bieden we?

• Het betreft een vaste functie en we bieden na een tijdelijk contract van 1 jaar graag een   vast contract als het wederzijds goed bevalt. Het tijdelijke contract kan via Euflex lopen (detacheringsorganisatie TU/e);
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 3.336,- bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten);
• Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen en bieden daarvoor diverse faciliteiten;
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans;
• Ook hebben we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling & een keuzemodel arbeidsvoorwaarden;
• Duurzaamheid en Vitaliteit zijn belangrijke pijlers binnen de TU/e; er worden regelmatig workshops gehouden of bijeenkomsten op deze thema’s.

Informatie en sollicitatie

HRM

De dienst Human Resources Management (HRM) heeft ca. 130 enthousiaste collega’s en bestaat uit de afdelingen HR Services, Payroll Administration Team, Staff Immigration Team, HR Advice & Talent attraction, HR Policy, Learning & Development en Occupational Health, Safety, Environment & Radiation Protection (OHSE&R).

In de functie van secretaresse werk je samen in een klein team van het HRM secretariaat. Samen met twee collega-secretaresses en een officemanager zorg je voor ondersteuning van de HR-afdeling en organiseer en ontzorg je bijvoorbeeld bij projecten of events van HRM.  

SQUAD

HRM maakt deel uit van het SQUAD-programma (Support QUAlity Drive). SQUAD is een relevante stap in het bereiken van onze Strategy 2030 doelen en biedt HRM mogelijkheden om HR diensten, samenwerking en processen te versterken. HRM is in april 2022 gestart met het SQUAD-programma en loopt door tot de zomer van 2023, met de implementatie van het HRM Change Plan in 2023 en daarna. Het programma beoogt de kwaliteit van de HR-dienstverlening aan onze universiteit te toetsen, onder meer door kritische reflectie, externe reviews en veranderplannen.

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.

Wij omarmen diversiteit en inclusie. Daarom nodigen wij mensen van alle achtergronden uit om te solliciteren naar een baan bij de TU/e, ongeacht geslacht, ras, etniciteit, nationaliteit, leeftijd, sociaal economische status, identiteit, zichtbare of onzichtbare handicap, religie of seksuele geaardheid.

Lees meer over onze mooie organisatie via deze link

Meer informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Sandra Oudejans, Officemanager HRM-support team (a.b.oudejans[at]tue.nl).
Heb je vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden? Neem dan contact op met Elly van den Eertwegh, HR-adviseur HRM (e.a.m.v.d.eertwegh[at]tue.nl).

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!