JADS: Management/Office Assistant (0,6 fte) M/V Allround (Locatie Den Bosch)

Functieomschrijving

JADS

We do cool stuff that matters, with data. Dat is onze lijfspreuk. JADS biedt onderwijs en doet onderzoek op het gebied van Data Science, Artificial Intelligence (AI) en entrepreneurship. JADS helpt organisaties hun data gedreven toekomst vorm te geven en werken onderzoekers en studenten nauw samen met het bedrijfsleven. Check out our latest cases https://www.jads.nl/cases/

We zijn een unieke samenwerking tussen de provincie Noord-Brabant, de gemeente 's-Hertogenbosch, Tilburg University en de Technische Universiteit Eindhoven. Maar wat betekent dat dan? Open je ogen voor de mogelijkheden. Verken je toekomst bij JADS en voel je welkom met deze introductie door onze medewerkers https://youtu.be/D05cQIzrDjY

JADS bevindt zich in het prachtige voormalige klooster Mariënburg midden in het centrum van Den Bosch. Op dit moment zoeken we een management/ office assistant.

De plek

Je komt te werken in een dynamische omgeving met veel afwisseling en waar ruimte is voor initiatief. Er is nauwe samenwerking met verschillende afdelingen binnen JADS om alles goed te kunnen plannen voor het MT, waardoor je al snel veel mensen zult leren kennen.

Werkzaamheden

Meetings:

• Je bent de secretaris van diverse overlegorganen; MT, Stuurgroep, Research overleg en de JADS db council) Je zorg voor de planning, agendering, het verzamelen van stukken en verslaglegging van deze meetings.
• Je plant diverse organisatie-overkoepelende meetings in overleg met het MT.
• Je zorgt voor de zaalreserveringen, benodigde IT zaken en indien gewenst catering voor alle overleggen en bijeenkomsten die je plant.

Agendabeheer/mailboxen

• Je beheert de agenda’s van de MT-leden.
• Naast je persoonlijke inbox beheer je meerdere functionele mailboxen en werk je vanuit verschillende agenda’s.

Overig

• Je plaatst orders in het inkoopsysteem en handelt de financiële flow af.
• Je beheert in samenwerking met HR de totale personeelslijst.
• Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe collega’s. Je ondersteunt de HR adviseur bij het onboarding event.
• Samen met je collega’s ondersteun je de teamleiders waar nodig.
• Je organiseert representatieve taken voor de teams, zoals regelen van cadeaus bij jubilea/verjaardagen/ziekte/vertrek.
• Je onderhoudt de intranetpagina die tot jouw verantwoordelijkheid behoren en je beheert de user accounts.
• Je beheert het PhD volgsysteem Hora Finita.
• Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de reisaanvragen.

Functie-eisen

Wie ben jij?

Een proactieve en zelfstandige allrounder die zich als een vis in het water voelt op alle lagen binnen de organisatie, maar ook daarbuiten in een bestuurlijke omgeving en in samenwerking bedrijven. Je bent een kei in agendabeheer en notuleren en je bent integer. Daarnaast vind je het leuk om een aanjager te zijn. Meetings moeten worden voorbereid, stukken aangeleverd worden, zonder jou komen deze niet op tijd. Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Collega’s in dit team vervangen elkaar in geval van vakanties of ziekte, iets wat jij ook geen probleem vindt.  

Verder beschik je over de volgende zaken:

• Een secretariële opleiding.
• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistent, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Talent voor organiseren en structureren.
• Een zelfstandig en proactieve houding.
• Prioriteiten kunnen stellen.
• Een collegiale instelling.
• Integriteit, correcte omgang met vertrouwelijke informatie.
• Flexibiliteit waarbij je in staat bent snel te schakelen als situaties veranderen.
• Beschikbaarheid in elk geval op maandag en eens per maand ook op woensdag.

Arbeidsvoorwaarden

Over onze cultuur

Wij zijn een kleine en compacte organisatie en helpen elkaar waar we kunnen. Ons community gevoel staat hoog in het vaandel en samen maken we het verschil. In onze cantina ‘t Keershuys of in de binnenstad van ’s-Hertogenbosch nuttigen we onze lunch of maken we een wandeling. En natuurlijk is er ieder jaar met het voltallige personeel de mogelijkheid om carnavallend elkaar beter te leren kennen.

Waar kun je op rekenen?

Het dienstverband start met een jaarcontract voor 0,6 fte. In principe via de TU/e, maar je bent werkzaam bij JADS.

Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, tussen € 3.186 en maximaal € 4.255 Bruto per maand (schaal 8 cao NU). De vaste eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris) en de vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris.
Daarnaast bied de TU/e uitstekende arbeidsvoorwaarden, lees hierover meer op de website via https://www.tue.nl/werken-bij-tue/waarom-tue/arbeidsvoorwaarden/.

Informatie en sollicitatie

Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je krijgen bij Nicole van den Tillaart via e-mail: n.v.d.tillaart@jads.nl of via telefoonnummer 040-247 5947.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail: hr@jads.nl of bel 040 247 4147.  

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatiebrief en cv via de “Apply now” button op de TU/e website. Dit kan tot en met maandag 7 oktober 2024.

We zien jouw sollicitatie graag tegemoet!