Coördinator Back Office (0.8 fte - 32 uur per week) (V86.3009)

Coördinator Back Office (0.8 fte - 32 uur per week)

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Diensten
Informatie Expertise Centrum
FTE
0,8
Sluitdatum
17/09/2017
Aanvraagnummer
V86.3009

Functieomschrijving

Het Informatie Expertise Centrum (IEC) verzorgt de wetenschappelijke informatievoorziening voor de TU/e. Onderdeel hiervan is de Centrale Bibliotheek, een eigentijdse studieomgeving waar studenten van alle nationaliteiten elkaar ontmoeten. Binnen het Informatie Expertise Centrum is er een vacature voor een Coördinator Back Office (B.O.). Voor deze functie zijn we op zoek naar een inspirerende organisator, die samen met de medewerkers van het team Back Office een klantgericht team vormt voor het administratieve en logistieke beheer van de collecties voor de TU/e. 

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit van dienstverlening en het optimaal functioneren van het Back Office team. Je bent de schakel tussen Hoofd Back Office, de medewerkers Back Office, medewerkers van de faculteiten, en de andere onderdelen van de organisatie. Je ziet het bovendien als een uitdaging een optimale dienstverlening te realiseren binnen een veranderende organisatie. 

De Back Office bestaat uit 3 onderdelen, Metadatadiensten, IBL bureau, en de groep Media Services. Zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het bestellen, het ontvangen, factureren, en beschikbaarstellen van de gedrukte en digitale collectie voor de hele universiteit. Daarnaast verzorgt het team de literatuuraanvragen voor medewerkers van eigen universiteit, maar ook voor externe bibliotheken(IBL). Het team is verantwoordelijk voor uitvoering van de readerregeling binnen de TU/e en het IEC. 

Werkzaamheden:

  • Coördinatie van de werkzaamheden van het Back Office team;
  • Coacht en begeleidt Back Office medewerkers;
  • Treedt intern op als eerste aanspreekpunt bij vragen over readerregeling, literatuuraanvragen, bestellingen, verlengingen, en verwerking van e-resources;
  • Coördinatie uitvoering readerregeling voor TU/e en het IEC, eerste aanspreekpunt voor mensen in de faculteit en Stichting Pro;
  • Monitort de workflow van de Back Office werkzaamheden;
  • Levert managementinformatie, overzichten en rapportages zoals financiële overzichten, gebruiksstatistieken van informatiebronnen, etc.;
  • Doet voorstellen voor procesverbeteringen die resulteren in een verbeterde en efficiënte dienstverlening;
  • Adviseert met betrekking tot de werkprocessen en het beleid van de afdeling Back Office;
  • Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vastgestelde werkprocessen en het beleid;
  • Coördineert en/of participeert in projecten binnen de eigen discipline en/of het vakgebied.

     

Functie-eisen

Profiel:

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van Electronic Resource Management;
  • Ervaring in het coachen van een team en het verbeteren van de dienstverlening;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren; proactief, coördineren, secuur, integriteit, en klantgerichtheid. 

Competenties:

  • analytisch vermogen;
  • leervermogen;
  • initiatief;
  • resultaatgerichtheid;
  • accuratesse;
  • klantgerichtheid.

Arbeidsvoorwaarden

Aanstelling:

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor 0.8 fte (32 uur per week) voor de periode van één jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende organisatorische/economische omstandigheden is er uitzicht op een verlenging van de aanstelling voor de periode van 1 jaar. Uiteindelijk, bij gebleken geschiktheid en ongewijzigde organisatorische/economische omstandigheden, kan worden overgegaan tot een vaste aanstelling. Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring minima €2.026.00 en maximaal €2.736.00 (conform schaal 7 CAO-NU). De eindejaarsuitkering bedraagd 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten). Bij aanvang van de aanstelling kan worden overwogen de aanstelling via Euflex te laten verlopen (detacheringsorganisatie van de TU/e).

Informatie:

 

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature dan kun je reageren door een motivatie en CV te uploaden via de "Solliciteer direct” button. De selectie van sollicitanten vindt direct plaats tot het moment we een geschikte kandidaat hebben gevonden. De uiterste sluitingsdatum van de vacature is 17 september aanstaande.

Interne kandidaten gaan voor op externe kandidaten.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de tweede week van oktober. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.