Skip to content  

Werken bij de TU/e

Bestuurssecretaresse (0,8 - 1,0 fte)

Bestuurssecretaresse (0,8 - 1,0 fte)

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Irène Curie Fellowship
Nee
Faculteit(en)
Mechanical Engineering
FTE
0,8
Sluitdatum
11/12/2022
Aanvraagnummer
V35.6017

Functieomschrijving

De Technische Universiteit Eindhoven zoekt kandidaten voor de functie van Management Assistent(e) (0,8 - 1,0 fte) voor de Directeur bedrijfsvoering en de Decaan van de faculteit Mechanical Engineering (ME).

De Faculteit Mechanical Engineering concentreert zich op het ontwerpen en vervaardigen van nieuwe machines en producten. Daarbij vormen delen van wiskunde, natuurkunde, chemie en   informatica belangrijke ondersteunende gereedschappen. Het vakgebied is een combinatie van   fundamenteel theoretische aspecten en van modelvorming en praktische techniek. Er vindt veel   samenwerking met de industrie plaats. De faculteit omvat ruim 1000 studenten en ruim 300 medewerkers.

Algemeen

De functie betreft secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van het bestuur van de faculteit, de Raad van Advies, de Prijzencommissie en de Voltijds Hoogleraren Vergadering (VHV) van de  faculteit Mechanical Engineering.

Taken o.a.

  • Behandelen van de in- en uitgaande correspondentie en het zelfstandig afhandelen van stukken en mailcorrespondentie die betrekking hebben op routinezaken.
  • Zelfstandig, of op basis van globale aanwijzingen, opstellen van brieven in het Nederlands of Engels.
  • Beheren van de agenda van de decaan.
  • Organiseren van diverse vergaderingen en de verslaglegging ervan uitvoeren.
  • Uitvoeren van procedures inzake de benoeming van wetenschappelijke staf (Benoemings Advies Commissies).
  • Verzamelen en verwerken van managementinformatie en beheren van  het (digitaal) archief.
  • Voorzitterschap secretaresse-overleg (2-maandelijks).
  • Begeleiden procedures rondom PhD promoties middels het ‘Hora Finita’-systeem.
  • Fungeren als eerste contactpersoon voor het faculteitsbestuur/decaan.

Functie-eisen

Gewenst profiel

  • HBO werk- en denkniveau, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar.
  • Ruime ervaring in eenzelfde of vergelijkbare functie.
  • Uitstekende contactuele eigenschappen, zeer zelfstandige en proactieve werkhouding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen.
  • Goede beheersing van MS-office programma’s.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,8-1,0 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er  uitzicht op een vaste aanstelling (indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd). Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal 3336, - bruto  per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten). Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantie uitkering van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden

Informatie en sollicitatie

Voor meer inhoudelijke informatie over de functie en vragen over de arbeidsvoorwaarden kun je contact op nemen met drs. T.A.M. van Waterschoot, HR Adviseur faculteit ME, e-mail: t.a.m.v.waterschoot[at]tue.nl.

Ben je geïnteresseerd in deze vacature upload dan je motivatie en cv via de “solliciteer direct” button.

Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.