Skip to content  

Werken bij de TU/e

Bestuurssecretaresse (0,8 - 1,0 fte)

Bestuurssecretaresse (0,8 - 1,0 fte)

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Faculteit(en)
Faculteit Biomedische Technologie
FTE
0,8
Sluitdatum
12/04/2020
Aanvraagnummer
V50.4191

Functieomschrijving

De Technische Universiteit Eindhoven zoekt kandidaten voor de functie van:

Bestuurssecretaresse (0,8 - 1,0 fte)

voor het bestuur van de faculteit Biomedische Technologie (BMT)

De Faculteit Biomedische Technologie is een jonge dynamische faculteit die haar onderwijs en onderzoek richt op technologie in functie van diagnostiek en behandeling. Onderzoek en opleidingen vinden plaats in samenwerking met nationale en internationale onderzoeksgroepen, en verschillende Universitair Medische Centra (UMCs). De Onderwijs- en onderzoeksgebieden binnen de faculteit bestrijken de volgende focusgebieden: Chemical Biology, Regenerative Engineering and Materials, Biomedical Imaging & Modelling. De faculteit biedt onderzoeksgedreven bachelor en masterprogramma’s aan voor ca. 1100 studenten, en omvat circa 200 (vaste en tijdelijke) wetenschappelijke medewerkers. Ten behoeve van translatie van onderzoeksresultaten en ter begeleiding van masterstages werkt de faculteit nauw samen met de eerder genoemde UMCs en lokale ziekenhuizen, en industriële partners in de LifeTech markt. Daarnaast is de faculteit betrokken in verschillende multidisciplinaire samenwerkingen, zowel binnen de TU/e met andere faculteiten, als binnen Nederland en Europa met verschillende universiteiten en onderzoeksinstituten.

Algemeen

De functie betreft secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van het bestuur van de faculteit, de faculteitsraad, de opleidingsdirecteur en de manager ESA (Education and Student Affairs) van de faculteit Biomedische Technologie.

Taken

Als bestuurssecretaresse ben je als de spin in het web. Je bent een doortastende persoonlijkheid die zowel op secretarieel als organisatorisch gebied de juiste prioriteiten weet te stellen. Je ondersteunt het faculteitsbestuur, de opleidingsdirecteur en het afdelingshoofd ESA.

Een indruk van je dagelijkse taken:

  • Je fungeert als eerste contactpersoon voor het faculteitsbestuur, de faculteitsraad en studentenvereniging;
  • Je regelt alle informatiestromen (e-mail, correspondentie, telefoonverkeer in het Nederlands en in het Engels), handelt deze waar mogelijk af en zet zaken in gang;
  • Je bewaakt termijnen en voortgang van lopende zaken (o.a. contracten, promotieprocedures, etc);
  • Je verzorgt de redactie en uitwerking van verslagen, brieven, officiële documenten en memo’s;
  • Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen: plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups;
  • Je beheert de complexe agenda’s;
  • Je bereidt bijeenkomsten- en eventuele presentaties voor. Je organiseert en notuleert diverse vergaderingen en bewaakt de actiepunten;
  • Ook het organiseren van events en werkbezoeken horen tot je takenpakket: bijvoorbeeld de organisatie van de beleidsdagen voor de faculteit twee maal per jaar;
  • Je verzamelt management informatie t.b.v. de directeur bedrijfsvoering en het bestuur;
  • Je neemt deel aan en/of ondersteunt projecten;
  • Je verzorgt facilitaire ondersteuning;
  • Je onderhoudt contacten binnen en buiten de BMT faculteit;
  • Je beheert het digitaal archief en zorgt voor een adequate digitale structuur;
  • Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.

Functie-eisen

Gewenst profiel

  • Je hebt een afgeronde HBO opleiding, eventueel aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar;
  • Je beschikt over ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, zelfstandige en proactieve grondhouding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;
  • Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Kernwoorden: organisatiesensitief, discreet, initiatief, proactief, accuraat, integer, positief kritisch, betrokken, klantgericht, flexibel.

Arbeidsvoorwaarden

Het dienstverband start met een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 1,0 (eventueel 0,8) fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling. Indien je al een vast contract aan de TU/e hebt, dan blijft dit gehandhaafd. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 3.052, - bruto per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten).

Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantieuitkering van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Deze vacature staat open voor zowel interne als externe kandidaten, waar bij gelijke geschiktheid interne kandidaten voorrang hebben.

Je start binnen een relatief nieuw team met een informele en prettige werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en je kunt bijdragen om je eigen functie verder vorm te geven.

Informatie en sollicitatie

Meer inhoudelijke informatie over de functie of voor vragen betreffende de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met:

Sascha Sanchez, HR adviseur, e-mail: s.j.m.g.sanchez.van.oort[a]tue.nl.

 
Hoe te reageren

Ben je geïnteresseerd in deze vacature upload dan je motivatie en cv via de “solliciteer direct” button op deze pagina.