Administratief assistent (EU.3555)

Administratief assistent

Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Instituten en overigen
Innovation Space
FTE
0,8
Sluitdatum
30/11/2018
Aanvraagnummer
EU.3555

Functieomschrijving

TU/e innovation Space is een plek waar studenten, studententeams, student-ondernemers en onderzoekers samenwerken in multidisciplinaire teams. Een community die interdisciplinair hands-on onderwijs, engineeringontwerp en ondernemerschap faciliteert en ondersteunt. De mindset en vaardigheden die studenten op deze manier ontwikkelen zijn zeer gewild in het bedrijfsleven. Bedrijven zoeken breed georiënteerde, goed opgeleide, hands-on ingenieurs van de toekomst. TU/e innovation Space faciliteert ‘learning by doing’ en een meer ondernemende houding bij studenten.

TU / e innovation Space biedt een plek waar studenten leren omgaan met complexe maatschappelijke en industriële uitdagingen, prototypen maken en innovaties ontwikkelen in samenwerking met onderzoekers, bedrijven en andere belanghebbenden. Bovendien biedt het ruimte en ondersteuning voor docenten die praktijkgerichte cursussen ontwikkelen en aanbieden en op deze manier een bijdrage leveren aan innovatie in het onderwijs.

TU/e innovation Space biedt faciliteiten om op wetenschap gebaseerde oplossingen voor echte uitdagingen te creëren. Het heeft een “maker space” waar studenten innovatieve prototypen kunnen ontwerpen en creëren met technische ondersteuning en bewaking. Resultaten kunnen worden getoond in een tentoonstellingsruimte en er is voldoende ruimte om elkaar zowel formeel als informeel te ontmoeten.

Naast een fysieke ruimte biedt TU/e innovation Space een platform dat gemotiveerde studenten, medewerkers en de industrie met elkaar verbindt.

TU/e innovation Space is begonnen als pilot om te demonstreren dat dit concept succesvol is. Er dient nu verder opgeschaald te worden naar een interdisciplinair en hands-on onderwijsmodel waarin studenten, onderzoekers en cluster van (MKB-) bedrijven gezamenlijk werken aan platformoplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen binnen Interdisciplinaire Engineering Projecten (IDEP’s).

Deze opschaling brengt op alle fronten veel werk met zich mee. Het team wordt daarom uitgebreid o.a. met een administratief assisten ter ondersteuning van de secretaresse/officemanager van TU/e innovation Space die het managementteam en het kernteam ondersteunt en het eerste aanspreekpunt voor alle diensten en afdelingen is.

Taken

  • Assisteren van de secretaresse/officemanager
  • Orde en netheid van de ruimtes: het functioneel, georganiseerd en up-to-date houden van het gebouw (bijvoorbeeld het vernieuwen van promotiemateriaal)
  • Rondleidingen- & evenementenkalenders bijwerken, ondersteuning bieden tijdens evenementen en rondleidingen
  • Office-taken: actualiseren lijst contactpersonen (in Outlook en op interne schijf), afronden documenten (zoals procedures en lijsten voor vergaderingen), updaten Trello-platform dat door Core Team wordt gebruikt, bijwerken kalenders met betrekking tot evenementen en cursussen (onderwijskalender), de interne InnoSpace-drive georganiseerd en up-to-date houden.
  • ICT-ondersteuning bij ad hoc-taken: Verbeteren van interne communicatie in samenwerking met de ICT-afdeling, ondersteuning bieden (voornamelijk Office, Google en Trello) aan Core Team-leden, fungeren als back-up bij afwezigheid van secretaresse/officemanager van TU/e innovation Space (op vrijdag)

Functie-eisen

  •  Relevante opleiding op minimaal HBO niveau (bijvoorbeeld secretarieel/administratieve of ICT richting)
  • Ervaring of affiniteit met een innovatieve, ontwikkelingsgerichte academische omgeving
  • Goede beheersing van de Engelse taal (mondeling en schriftelijk) en bij voorkeur ook Nederlands (binnen innoSpace is de voertaal Engels).
  • Handig met computers, vooral het gebruiken van diverse kantoorsoftware programma’s –en applicaties.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft in eerste instantie een in principe tijdelijke aanstelling (0.6 - 0.8 fte) tot 1 juli 2019. Afhankelijk van de kandidaat, de formatieruimte en de leerervaringen zal bekeken worden of er daarna perspectief is op vervolg.

De aanstelling zal op detacheringsbasis via Euflex plaatsvinden.

Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en in overeenstemming met de zwaarte van de functie.

Daarnaast maken 8% vakantiegeld, een 13e maand en 41 vakantiedagen (op basis van een fulltime dienstverband) onderdeel uit van het arbeidsvoorwaarden pakket.

Informatie en sollicitatie

Euflex, Helen van Mierlo 040-2478086 hvmierlo@tue.nl of Cecile Gijsbers 040-2474055 cgijsbers@tue.nl