1. Inleiding
Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e).
Onder een ‘sollicitant’ wordt verstaan eenieder die zich aan de TU/e voorstelt als kandidaat voor een functie bij de TU/e. Als iemand bij ons solliciteert, dan verstrekt deze persoon persoonsgegevens aan ons, onder andere door het toesturen van een cv en motivatiebrief.
Er is getracht om alle informatie op een heldere en leesbare manier weer te geven. Als er vragen zijn over het gebruik van persoonsgegevens door de TU/e na het lezen van deze privacyverklaring, dan is het mogelijk om contact op te nemen met de TU/e via de contactgegevens die onder aan de privacyverklaring staan.
Deze privacyverklaring is van toepassing sinds 11 november 2021. De laatste veranderingen aan deze privacyverklaring zijn gemaakt op 11 november 2021.
2. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Het College van Bestuur van de TU/e is voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring aan de orde komen de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(“AVG”). Dit houdt in dat het College van Bestuur van de TU/e (hierna: “TU/e”, “wij” of “ons”) verantwoordelijk is voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van jouw persoonsgegevens.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens van sollicitanten:
• Naam, email
• Geboortedatum, geslacht
• Titulatuur, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer
• CV, motivatiebrief en eventuele overige bijlagen
• Nationaliteit en geboorteplaats
4. Voor welke doeleinden verwerken we jouw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwerkt met de volgende doeleinden:
1. Het beoordelen van geschiktheid voor de functie of functies waarnaar is gesolliciteerd.
2. Om contact met de sollicitant op te nemen.
3. Evaluatie over het verloop van het sollicitatieproces.
4. Om de sollicitant informatie te verschaffen over andere vacatures.
5. Grondslag van de verwerking
Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van de TU/e is dat voor wat betreft de hierboven genoemde doeleinden 1 t/m 3 het gerechtvaardigd belang. Voor doeleinde 4 is dat toestemming.
6. Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?
Wij delen de gegevens die wij verwerken in het kader van de sollicitatieprocedure niet met derden, maar wij maken in sommige gevallen gebruik van een verwerker ter ondersteuning van het uitoefening van onze taken. Hierbij kan je denken aan een softwareleverancier, een administratiekantoor of andere dienstverleners die persoonsgegevens nodig hebben om hun diensten te leveren. De TU/e maakt met deze partijen schriftelijke afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
7. Worden mijn gegevens buiten de Europese Economische (‘EER’) verwerkt?
De TU/e probeert jouw gegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’) te verwerken door jouw gegevens zoveel mogelijk op een server in de EER op te slaan. Soms is dat niet mogelijk, bijvoorbeeld als we na toestemming gegevens doorgeven aan een universiteit buiten de EER.
Als wij verwerkers inschakelen, eisen wij dat zij persoonsgegevens op servers in de EER opslaan. Voor zover dat niet mogelijk is, nemen wij de nodige maatregelen om een passend beschermingsniveau te bieden voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.
8. Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard?
De TU/e bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Indien je niet wordt aangenomen, worden je gegevens door de TU/e bewaard gedurende een periode van 4 weken na het einde van het sollicitatieproces. Indien je toestemming hebt gegeven om je gegevens te verwerken in het kader van informeren over andere vacatures, bewaren wij je gegevens tot het moment van afmelding.
9. Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?
We hebben passende waarborgen getroffen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Hiertoe hebben we passende fysieke, technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking te voorkomen. Jouw persoonsgegevens kunnen alleen worden ingezien door medewerkers die daar op basis van hun functie toe bevoegd zijn.
10. Hoe kun je jouw privacyrechten uitoefenen?
Jij hebt recht op inzage van een overzicht van jouw persoonsgegevens en, onder bepaalde voorwaarden, rectificatie en/of verwijdering van jouw persoonsgegevens. Daar komt bij dat jij in bepaalde gevallen ook het recht hebt op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens, het recht op bezwaar tegen de verwerking en het recht op dataportabiliteit.
Om jouw recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of dataportabiliteit in te roepen, neem je contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Let wel, wij kunnen additionele informatie vragen ter verificatie van jouw identiteit bij het inroepen van deze rechten.
Als jij toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw persoonsgegevens voor een bepaald doeleinde, dan kun je deze toestemming te allen tijde intrekken. Let wel, het intrekken van je toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Je kunt hierover contact met ons opnemen via privacy@tue.nl .
11. Hoe kun je een klacht indienen?
Je kunt op elk moment een klacht bij ons indienen over de verwerking van persoonsgegevens door TU/e door contact op te nemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming. Je vindt deze contactgegevens onder 10 - Contactgegevens.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer je de indruk hebt dat we jouw persoonsgegevens niet op een zorgvuldige en eerlijke manier hebben verwerkt.
12. Contactgegevens
Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kun je ons dat laten weten via privacy@tue.nl. Wij helpen je graag verder.
Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, kunt je via functionarisgegevensbescherming@tue.nl een klacht indienen bij de FG. De FG is de schakel tussen de TU/e en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk en kan over jouw klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt de klacht of het verzoek en neemt hierover een besluit.