Skip to content  

Working at TU/e

Tijdelijke positie voor 5 maanden als Medewerker Studentzaken (0,4 fte)

Tijdelijke positie voor 5 maanden als Medewerker Studentzaken (0,4 fte)

Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Education and Student Affairs
FTE
0,4
Date off
25/09/2022
Reference number
V28.5910

Job description

Algemeen

Education & Student Affairs (ESA) is hét centrale servicepunt voor aankomende en ingeschreven studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten zoals het inschrijven van studenten, het begeleiden bij studiekeuze, het geven van training zoals studiemanagement, het verzorgen van loopbaanbegeleiding/employability en het uitvoeren van projecten op het gebied van ICT in het onderwijs. ESA verzorgt ook studiegericht taalonderwijs Engels en NT2, taaladvisering en vaardigheidstrainingen. Daarnaast biedt ESA ondersteuning bij onder andere persoonlijke problemen, studeren in het buitenland, zaken rondom studiefinanciering en bemiddeling bij fondsen en beurzen.

De afdeling Student Facilities (SF) valt onder ESA en bestaat uit vier teams: Student Coaching, Counseling & Information (SCC&I), TU/e Language Center (TLC), Career & Professional Skills (C&PS) en het Bedrijfsbureau. Bij het Bedrijfsbureau zijn 3 medewerkers Studentzaken werkzaam. 

De werkzaamheden

Het Bedrijfsbureau verleent ondersteunende en administratieve diensten aan de gehele dienst ESA. Klanten van het Bedrijfsbureau zijn o.a. studenten, TU/e medewerkers, docenten, studentendecanen, studentenpsychologen, leidinggevenden, studieadviseurs. Tot de werkzaamheden van het Bedrijfsbureau horen:

  • Organiseren van cursussen en trainingen: o.a. plannen/roosteren van de trainingen, zaalreserveringen, trainingsmateriaal voor trainers en docenten klaarmaken en up-to-date houden, beheren van de flexibele pool trainers en docenten met bijbehorende facturering, flexibele planning en beschrijving van trainingen invoeren/registreren in de bestaande computersystemen (Osiris, Canvas) en op de website, aanmeldingen van cursisten verwerken/contact met cursisten, planning van trainingen actualiseren.
  • Administratieve ondersteuning studentdecanen: o.a. aanvragen van studenten voor financiële ondersteuning verwerken, administratieve afhandeling (versturen brieven) en archiveren, standaard verklaringen voor studenten in het Nederlands/Engels opstellen, administratieve ondersteuning bij het decentrale selectieproces.
  • Ondersteuning ketenoverleg studentbegeleiding; plannen van overleggen, notuleren ketenoverleg.
  • Administratieve en logistieke zaken: bestellingen (bv ICT benodigdheden, materialen, zaalreserveringen, catering) en bijbehorende facturen verwerken, beheren kantoorvoorraden, in- en uitdiensttredingen, (kleine) interne verhuizingen, uitbestedingen Vertaalbureau.
  • Overig: bijhouden intranet, beheer afsprakensysteem Reflex, key-user Osiris (studenteninformatiesysteem).

Binnen het Bedrijfsbureau wordt een verdeling gemaakt van de werkzaamheden (eerste en tweede verantwoordelijke binnen takenpakket), waarbij het uitgangspunt is dat men elkaar kan vervangen en helpen.

Job requirements

Wij zoeken een kandidaat die voldoet aan de volgende eisen:

  • Je hebt minimaal een afgeronde mbo-beroepsopleiding en je hebt een zeer gedegen kennis van MS-Office.
  • Je hebt affiniteit met systemen.
  • Je hebt enkele jaren relevante werkervaring, waarbij ervaring met planningsvraagstukken (roosteren) een vereiste is.
  • Je bent klantgericht; je weet wat de klant wil en nodig heeft en je gaat een stapje verder.
  • Bij jou staat het leveren van kwaliteit en resultaat voorop. Je werkt accuraat en ordelijk. Organiseren, regelen en het communiceren hierover is helemaal aan jou besteed. Je ziet het werk liggen en bent een aanpakker.
  • Je kunt onder druk presteren, blijft daarbij flexibel en kunt prioriteiten stellen. Je hebt incasseringsvermogen.
  • Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, ook in het Engels.
  • Je bent een energiek en positief ingesteld persoon met een no-nonsense houding.
  • Je bent collegiaal en een teamplayer.

Wij zoeken een collega die binnen een informele, persoonlijke cultuur mee wil bouwen aan een hoogwaardige, professionele dienstverlening. Daarbij hechten we grote waarde aan klantgerichtheid, lerend vermogen en samenwerken. Vanuit de onderwijsvisie van de TU/e richten we onze begeleiding op het respecteren en verhogen van de zelfredzaamheid van de student.

Conditions of employment

Wij bieden een 0,4 fte aanstelling. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal € 2.471,00 en maximaal € 3.336,00 bruto per maand (conform schaal 7 cao NU) op fulltime basis. Wij bieden een tijdelijke aanstelling voor de duur van vijf maanden. Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantie uitkering van 8% en uitstekende sportfaciliteiten.

Afhankelijk van opleiding en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Information and application

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van ruim 4000 medewerkers en meer dan 12.000 studenten.

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met mw. Drs. Leonie Kasje, Team Manager Language Center, e-mail: l.kasje[at]tue.nl.

Sollicitatie

Je motivatiebrief en CV kunnen digitaal verstuurd worden tot en met 25 september a.s. door gebruik te maken van de knop “solliciteer direct/apply now".

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven, waarbij gelijk blijkende geschiktheid voorrang wordt gegeven aan interne kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.