Secretaresse

Job description

Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?

We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega-secretaresse  te zorgen dat alles op rolletjes loopt.

Algemeen

Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van secretaresse ben je de spin in het web. Samen met je collega secretaresse ben je verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoeksleiders en bijbehorende groepen: “Computational Biology”, “Systems Biology and Metabollic Disease”en “Synthetic Biology” en “Medical Image Analysis”. Deze groepen zijn met name actief in het focusgebied ‘Biomedical Imaging and Modelling’.
Samen met je collega secretaresse heb je de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-secretaresse team.

Taken

Een indruk van je dagelijkse taken:

• Je ondersteunt de betreffende hoogleraren en de bijbehorende groepen op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het:
  • Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten.
  • Beheren van agenda’s.
  • Organiseren van reizen.
  • Afhandelen van reserveringen.
  • Verzorgen van declaraties.
  • Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem.
• Je behandelt ingekomen e-mails en daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties.
• Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij en beheert het (digitale) archief van de groep.
• Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega’s.
• Je helpt studenten bij administratieve vragen.
• Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties.
• Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.
• Je vangt bij afwezigheid van je collega zaken op, zodat alles door kan gaan.

Dit is een greep uit het brede en divers takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de ‘go-to-person’ en hiermee essentieel.

Job requirements

Gewenst profiel

• Je beschikt over MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar.
• Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, een zelfstandige en proactieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen.
• Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Je beschikt over 1 tot 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer, leergierig, flexibel, betrokken, organisatiesensitiviteit, betrouwbaar.

Conditions of employment

Het dienstverband start met een tijdelijk contract voor de periode van één jaar voor 0,5 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd. Indien je al een vast contract aan de TU/e hebt, dan blijft dit gehandhaafd. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 2.910, - bruto per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 6 CAO Nederlandse Universiteiten).

Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, 41 vakantiedagen op basis van een fulltime (40 uur per week) dienstverband, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.

Deze vacature staat open voor zowel interne als externe kandidaten, waar bij gelijke geschiktheid interne kandidaten voorrang hebben.

Je start binnen een relatief nieuw team met een informele en prettige werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en je kunt bijdragen om je eigen functie verder vorm te geven.

Information and application

Interesse?

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Upload dan je motivatie en cv via de “solliciteer direct” button.

Als je meer -inhoudelijke- informatie over de functie wilt of voor vragen betreffende de arbeidsvoorwaarden hebt, kun je contact opnemen met:
Sascha Sanchez, HR adviseur, e-mail: s.j.m.g.sanchez.van.oort[at]tue.nl.

 De TU/e is een Technische Universiteit, gekenmerkt door excellentie en samenwerking met de industrie. Als universiteit richt zij zich op de drie speerpunten: Health, Energy en Smart Mobility. Binnen het strategische speerpunt Health werken verschillende faculteiten samen, waarbij er nauwe banden zijn met zowel de industrie als diverse ziekenhuizen. De TU/e is een open en inclusieve universiteit met korte lijnen. Mensen binnen de TU/e zijn nieuwsgierig, samenwerkend en streven naar excellentie. Excellente faciliteiten liggen aan de basis om het onderzoek en onderwijs op internationaal hoog niveau te brengen. De open en vriendelijke werksfeer faciliteert en inspireert samenwerking tussen onderzoekers en studenten.

De Faculteit Biomedische Technologie is een jonge dynamische faculteit die haar onderwijs en onderzoek richt op technologie in functie van diagnostiek en behandeling. Onderzoek en opleidingen vinden plaats in samenwerking met nationale en internationale onderzoeksgroepen, en verschillende Universitair Medische Centra (UMCs). De Onderwijs- en onderzoeksgebieden binnen de faculteit bestrijken de volgende focusgebieden: Chemical Biology, Regenerative Engineering and Materials, Biomedical Imaging & Modelling. De faculteit biedt onderzoeksgedreven bachelor en masterprogramma’s aan voor ca. 1100 studenten, en omvat circa 200 (vaste en tijdelijke) wetenschappelijke medewerkers. Ten behoeve van translatie van onderzoeksresultaten en ter begeleiding van masterstages werkt de faculteit nauw samen met de eerdergenoemde UMCs en lokale ziekenhuizen, en industriële partners in de LifeTech markt. Daarnaast is de faculteit betrokken in verschillende multidisciplinaire samenwerkingen, zowel binnen de TU/e met andere faculteiten, als binnen Nederland en Europa met verschillende universiteiten en onderzoeksinstituten.