Skip to content  

Working at TU/e

Secretaresse 0,6 - 0,8 fte (V87.4079)

Secretaresse 0,6 - 0,8 fte

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor: Secretaresse (0,6 - 0,8 fte)
Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Internal Affairs
FTE
0,7
Date off
22/09/2019
Reference number
V87.4079

Job description

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een internationaal georiënteerde onderzoeksuniversiteit, gespecialiseerd in engineering, science & technology. We staan bekend om onze grote wetenschappelijke impact en ontwikkeling van technologische innovaties. Onze universiteit staat midden in de samenleving: De TU/e zet in op complexe, maatschappelijke uitdagingen door zich met onderwijs en onderzoek specifiek te richten op drie Strategic Areas: Energy, Health en Smart Mobility. De TU/e staat (inter)nationaal hoog aangeschreven vanwege haar primaire processen: onderwijs en onderzoek. Groei is er volop. Zo is het aantal studenten gegroeid naar 12.000 en de verwachting is dat dit aantal de komende jaren verder zal stijgen. De faculteiten en instituten worden in hun bedrijfsprocessen ondersteund door diensten, waaronder de Dienst Interne Zaken.

De Dienst Interne Zaken (DIZ) levert diverse facilitaire producten en diensten. Hierbij kan worden gedacht aan activiteiten op het gebied van beveiliging, zaalbeheer, congresorganisatie, post, transport, catering, schoonmaak, afvalbeheer, etc. Een globaal overzicht van deze producten en diensten is te vinden op de website www.tue.nl/diz. Ook Inkoop & Contractmanagement valt onder deze dienst.

Taken:

Als secretaresse binnen DIZ ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het secretariaat. Deze bestaan onder andere uit:

  • Het beantwoorden of doorverwijzen van zeer uiteenlopende vragen en verzoeken van zowel binnen als buiten de dienst alsook van buiten de TU/e. Ook voor klachten kun je 1e aanspreekpunt zijn.
  • Het zelfstandig beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT-leden van de dienst. Het plannen van complexe afspraken is daarbij een veel voorkomende taak.
  • Ondersteuning bieden aan met name het MT van DIZ met een variëteit aan werkzaamheden, waaronder MT-vergaderingen notuleren. Ook de teamleiders die onder het MT van DIZ vallen kunnen bij je terecht met vragen en verzoeken.
  • Het bewaken van voortgang/termijnen (o.a. voor de Strategisch Inkopers).
  • Zelfstandig en in overleg met leidinggevende acties uitvoeren bij in- en uitdiensttreding.
  • Het uitvoeren van representatieve taken voor de dienst bij o.a. jubilea, verjaardagen en ziekte.
  • Het redigeren of zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie in Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen.
  • Actualiseren van de intranetsite van DIZ.
  • Bestellingen plaatsen, zowel in webshops als non-catalogusorders.

Deze werkzaamheden verricht je in eerste instantie voor de directeur DIZ en de MT-leden. Met je collega-secretaresse zorg je voor goede afstemming van alle secretariële werkzaamheden en de bereikbaarheid van de dienst.

Job requirements

  • Opleiding: je hebt een secretariële opleiding gevolgd op minimaal MBO+-niveau.
  • Werkervaring: minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële rol.
  • Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s.
  • Vloeiend in (zakelijk) Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je weet de dagelijkse activiteiten op een logische manier te prioriteren en structureren met aandacht voor details.
  • Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en klanten, op alle niveaus van de organisatie. Je communiceert duidelijk, beknopt en direct en hebt een representatieve benadering en een gastvrijheidsmentaliteit.
  • Je bent een enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen en zich op zijn gemak voelt in een internationale en snelle omgeving.
  • Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen, deelt graag kennis en doet aanbevelingen voor verdere professionalisering van onze managementondersteuning.
  • Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en je bent doelgericht.

Conditions of employment

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van 12 maanden. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische/ organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling (indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd). Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7 cao NU). De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, 41 verlofdagen bij een 38-urige (+2 uur) werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).

Information and application

Informatie:

  • Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je krijgen bij Jessica Claessen, tel. 040-247 5713 of secretariaat.diz@tue.nl.
  • Voor vragen over de arbeidsvoorwaarden kun je hier terecht: https://www.tue.nl/werken-bij-tue/waarom-tue/arbeidsvoorwaarden/

Sollicitatie:

De sluitingsdatum van de vacature is 22 september 2019.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor op externe kandidaten.

Interne kandidaten:
U kunt reageren op deze vacature via onze sollicitatiepagina www.tue.nl/jobs door te klikken op de button "Solliciteer op deze vacature / Apply for this Job".

Externe kandidaten:
U kunt uw sollicitatie richten aan Susan Krol van Secretary Plus via skrol@secretary-plus.nl. Zij verzorgt de externe sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.