Skip to content  

Working at TU/e

Office manager 0.8 FTE (meewerkend teamleider)

Office manager 0.8 FTE (meewerkend teamleider)

Voor het secretariaat binnen HRM zijn wij op zoek naar een Office manager 0.8 FTE (meewerkend teamleider).
Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Human Resources Management
FTE
0,8
Date off
30/08/2022
Reference number
V83.5823

Job description

Algemeen

Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport. De TU/e is een belangrijke spil in een wereldklasse hightech ecosysteem. We staan internationaal bekend om onze expertise op het gebied van wetenschappelijke en technologische basisdisciplines.

De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te behoren. Drie uitdagingen zijn fundamenteel voor onze visie voor 2030: een duurzame wereld, de technologische revolutie en de impact van technologie op de samenleving. De TU/e is een mensgerichte werkgever die kansen biedt aan talent - zowel voor wetenschappelijk als ondersteunend personeel - voor persoonlijke ontwikkeling en om de uitdagingen van morgen samen aan te gaan.

HRM

De dienst Human Resources Management (HRM) bestaat uit ca. 100 enthousiaste collega’s. Naast het secretariaat bestaat HRM verder o.a. uit de afdelingen HR Services, Payroll Administration Team, Staff Immigration Team, HR Advice, HR Policy, Professional Development en Occupational Health, Safety, Environment & Radiation Protection (OHSE&R).

In de functie van Office manager / meewerkend teamleider werk je voor het afdelingssecretariaat binnen de dienst HRM en samen met 3 secretaresses sta je opgesteld voor de MT leden en overige collega’s binnen HRM. Je geeft leiding aan het secetariaat en je coördineert de ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoering binnen HRM.

Kerntaken

  • Je geeft leiding/ stuurt het team aan van secretaresses van HRM/ het afdelingssecretariaat.
  • Je coordineert, plant en organiseert werkzaamheden van het HRM secretariaat.
  • Je ziet toe op een correcte taakverdeling, bewaakt de voortgang van het werk, de kwaliteit - en aanpak van het werk. Kortom je draagt zorg voor een goede werkverdeling tussen de secretaresses.
  • Je ondersteunt met het secretaresseteam de operationele bedrijfsvoeringsprocessen binnen HRM op het gebied van communicatie, (financiële) administratie & organisatie(vraagstukken).
  • Je coacht en begeleidt secretaresses in hun werkzaamheden met als doel hun professionele  ontwikkeling en klantgerichtheid te vergroten.
  • Je voert werkoverleg binnen het team en hebt periodiek afstemmingsoverleg met de (adjunct) directeur HRM.
  • Je zorgt ervoor dat de MT leden secretarieel, administratief en organisatorisch ondersteund worden, zodat zij hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Je bewaakt daarbij het naleven van gemaakte afspraken en procedures; tevens draag je zorg dat processen en procedures correct worden opgepakt.
  • Je zorgt ervoor dat de MT vergaderingen goed voorbereid worden.
  • Je verzorgt diverse soorten administratieve processen (financiële rapportages, documenten, control & planning) voor HRM.

Werken binnen HRM is dynamisch; we doorlopen momenteel een verbetertraject SQUAD genaamd waarbij we processen en HRM dienstverlening optimaliseren. Daarnaast lopen er diverse andere projecten waardoor deze functie als Office manager/ meewerkend teamleider flexibiliteit van jou vraagt en dat je snel dient te schakelen in werkzaamheden, met en tussen leidinggevenden en HR collega’s en collega’s van het college van bestuur of andere diensten.

Job requirements

Als kandidaat:

  • Beschik je over een HBO diploma, bij voorkeur in de richting van Office manager of heb je relevante werkervaring als Office manager of in het aansturen/ ondersteunen van een klein team binnen een secretariaat.
  • Heb je een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau).
  • Ben je stressbestendig en een flexibele multitasker die hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden. Je doorziet wat er speelt binnen de afdeling.
  • Werk je proactief en zelfstandig. Je neemt MT leden werk uit handen.
  • Ben je doortastend, assertief en ervaren. Je weet daarbij ook anderen in beweging te zetten.
  • Werk je nauwkeurig en zorgvuldig, kun je goed plannen, organiseren, samenwerken en de voortgang bewaken.
  • Beschik je over kennis van AFAS (pré).

Conditions of employment

  • Het betreft een tijdelijk contract voor de periode van één jaar met zicht op  een vast contract na 1 jaar. Een aanstelling via Euflex is ook mogelijk (de detacheringsorganisatie van de TU/e).
  • Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- bruto per maand (schaal 8 CAO Nederlandse Universiteiten).
  • Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen en bieden daarvoor diverse faciliteiten.
  • Ook hebben we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling & een keuzemodel arbeidsvoorwaarden.
  • Duurzaamheid en Vitaliteit zijn belangrijke pijlers binnen de TU/e; er worden regelmatig workshops gehouden of bijeenkomsten op deze thema’s.
  • Je wordt onderdeel van onze levendige TU/e community met 12.000 studenten en 3500 medewerkers.

Information and application

Informatie

Inhoudelijke informatie over de functie is verkrijgbaar bij Floor van der Heijden, Adjunct directeur HRM (fvanderheijden(at)tue.nl), of bij Suzan Rondeel HR-adviseur HRM (s.rondeel(at)tue.nl).

Informatie over de arbeidsvoorwaarden vind je hier en voor overige vragen kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail: HRServices.SupportUnits[at]tue.nl of bel 040 247 4486.

Ga naar www.tue.nl/werken-bij-tue/ voor meer informatie over werken op de TU/e!

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature, upload dan je motivatie en CV via de "Solliciteer direct/apply now" button.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.