Skip to content  

Working at TU/e

Medewerker ruimtereservering en -beheer 0.8 fte

Medewerker ruimtereservering en -beheer 0.8 fte

Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Facility Management Center
FTE
0,8
Date off
28/01/2022
Reference number
V87.5347

Job description

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor:

Medewerker ruimtereservering en -beheer 0.8 fte

bij de afdeling Operational Services and Location Management van het Facility Management Center.

De TU/e heeft de ambitie om een van de toonaangevende universiteiten te zijn op het gebied van wetenschap en technologie. In de komende jaren versterken we onze basis in fundamenteel onderzoek, investeren we in individueel onderzoekstalent en ontwikkelen we leiderschap in interdisciplinaire onderzoeksthema's: Slimme materialen & processen, Complexe high tech systemen, Bio-engineering Health, Hernieuwbare energie, Mensgerichte systemen en omgevingen en Data-gedreven intelligente systemen. Drie uitdagingen zijn fundamenteel voor onze visie voor 2030: een duurzame wereld, de technologische revolutie en de impact van technologie op de samenleving. De TU/e is een mensgerichte werkgever die kansen biedt aan talent - zowel voor wetenschappelijk als ondersteunend personeel - voor persoonlijke ontwikkeling en om samen de uitdagingen van morgen aan te gaan.

Het Facility Management Center (FMC) is verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening aan medewerkers en studenten van de TU/e en ook aan gebruikers van het TU/e Science Park en gelieerde instellingen. Hierbij kun je denken aan onder andere beveiliging, zaalbeheer, congressen, post, transport, catering, schoonmaak en afvalbeheer. FMC bestaat uit ongeveer 80 enthousiaste collega's.

Wat ga je doen:
e TU/e wil haar onderwijs- en vergaderruimten efficiënt benutten, om zo haar groeiende populatie steeds weer een passende ruimte te kunnen bieden. Daarvoor is de applicatie Planon Ruimtereservering in gebruik genomen. Daarmee kunnen studenten en medewerkers, diverse ruimten en/of werkplekken op de hele campus reserveren en gebruiken, los van de beheerseenheid waaraan zij verbonden zijn.

Locaties worden voorzien van QR codes en Near field communication chips om zo efficiënt en eenvoudig mogelijk zowel ruimten als individuele (studie-)werkplekken te claimen.

Als medewerker ruimtereservering en -beheer ben je verantwoordelijk voor het beheren van de zalenpool, zowel in omvang, samenstelling, beschikbaarheid als inrichting. Je ondersteunt gebruikers van de ruimten door het toegang verlenen tot het reserveringssysteem Book My Space en het communiceren van de mogelijkheden. Je ziet toe op het correct gebruik van de ruimten, in samenwerking met de medewerkers van de afdeling Location Management. Je inventariseert en analyseert het gebruik van de reserveringstools en de ruimten. Je verzorgt managementrapportages over onder andere bezetting van ruimten en no-show, en doet aan de hand van deze rapportages voorstellen voor de inrichting, samenstelling van doelgroepen en wijzen van gebruik van de ruimten.

Je beheert de communicatiemiddelen en zorgt ervoor dat de informatie zoals het beleid, de processen en de procedures up-to-date zijn. Je fungeert als de verbindende schakel tussen de ICT-beheerders, management van de faculteiten en diensten, en de gebruikers.

Het FMC heeft Planon in gebruik genomen als facilitair management informatie systeem, voor gebruik binnen de Universiteit noemen wij deze applicatie Facilitator. De rol van SuperUser maakt onderdeel uit van je takenpakket. Samen met je collega ben je binnen het FMC het aanspreekpunt voor onze medewerkers en leidinggevenden die Facilitator gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Je traint en ondersteunt hen in het gebruik van het systeem. Met de key-users van het FMC bespreek je mogelijke optimalisaties, je maakt specificaties en ondersteunt bij (acceptatie-) testen. Je brengt optimalisatieverzoeken in bij de Change Advisory Board en werkt mee aan de implementatie ervan.

Werkzaamheden:

  • Je verzorgt de (her-)inrichting van ruimten en coördineert het operationele beheer ervan.
  • Je begeleidt medewerkers en studenten in het gebruik van de reserveringstools.
  • Je bent verantwoordelijk voor het operationele beheer van de gebruikte fysieke systemen en daarbij behorende tools, zoals apps en reserveringsschermen die op diverse locaties geplaatst zijn.
  • Je meet en analyseert gebruik van ruimten en reserveringstools.
  • Je levert inbreng voor aanpassing van beleid en systemen.
  • Je beheert de communicatiemiddelen, zowel de reserveringstools als de middelen die ingezet worden om gebruikers te informeren.
  • Je zorgt voor afstemming van benodigde wijzigingen en binnengekomen servicemeldingen die gerelateerd zijn aan het reserveren van ruimten met de functioneel beheerders.
  • Je stemt het gebruik van zalen af met roosteraars en (decentrale) planners zoals secretariaten/recepties.

Als SuperUser:

  • Train en ondersteun je key-users en gebruikers.
  • Lever je een bijdrage aan projecten met betrekking tot het betreffende systeem.
  • Stel je voorstellen op voor verbeteringen en begeleid je de implementatie.
  • Informeren je de key-users over wijzigingen in het systeem en in de procedures.
  • Zie je erop toe dat standaarden en normen worden opgevolgd en gewaarborgd.

Job requirements

  • HBO+ werk- en denkniveau;
  • Kennis van en inzicht in de werking van reserverings- en Facilitair Management Informatie systemen, zoals Planon, Outlook en TimeEdit, of in staat je deze snel eigen te maken;
  • Goede communicatieve en contactuele vaardigheden zijn een must, evenals een servicegerichte instelling. Je manier van werken kenmerkt zich door een proactieve en toch sensitieve houding. Je beschikt over voldoende analytisch vermogen, bent daadkrachtig, vasthoudend en in staat prioriteiten te stellen. Je kunt zowel zelfstandig als in een team werken;
  • Bij voorkeur in bezit van geldig BHV-diploma of bereid zijn dit te behalen;
  • Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Conditions of employment

  • Een dynamische werkomgeving met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.
  • Wij bieden een jaarcontract (0,8 fte), waarbij zal worden overwogen in eerste instantie de aanstelling via EuFlex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e). Bij goed functioneren wordt deze aanstelling omgezet naar een vast dienstverband bij de TU/e.
  • Het fulltime brutosalaris is in overeenstemming met CAO NU en is afhankelijk van kennis en ervaring; minimaal €2.700,- en maximaal €3.606,- (conform schaal 8 CAO NU).
  • De vaste eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).

Information and application

Informatie:

  • Additionele inhoudelijke informatie over de vacature kunt u verkrijgen bij: mevrouw Monique Kuyck, afdelingshoofd Operational Services and Location management, telefoonnummer: 040-247 2530, e-mail adres: m.kuyck[at]tue.nl
  • Informatie over de arbeidsvoorwaarden en voor overige vragen kunt u contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail: HRServices.SupportUnits[at]tue.nl

Ga naar www.jobs.nl/jobs voor meer informatie over werken op de TU/e!

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatiebrief en cv via de “Apply now/Solliciteer nu” button op deze pagina.

Gesprekken zullen voortvarend in overleg ingepland worden, zo spoedig mogelijk na reageren door geschikte kandidaten. Hierdoor kunnen er in overleg al gesprekken plaatsvinden vóór de sluiting van de procedure.

De vacature wordt tegelijkertijd zowel intern als extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang. Een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure.