Skip to content  

Working at TU/e

Medewerker FrontOffice/ Secretariaat (V85.4274)

Medewerker FrontOffice/ Secretariaat

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor: medewerker FrontOffice/ Secretariaat (0.7 fte/ 28 uren) bij Dienst Huisvesting
Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Real Estate Management
FTE
0,7
Date off
28/02/2020
Reference number
V85.4274

Job description

De TU/e Campus ligt midden in het centrum van de stad en is een open en toegankelijke community voor technologisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en kennisvalorisatie. Een aantrekkelijke en levendige hotspot in Brainport Regio Eindhoven waar studenten, onderzoekers, ondernemers en high-tech bedrijven elkaar ontmoeten en samenwerken. Stap in de wereld van morgen en neem deel aan de ontwikkeling van vernieuwde technologieën en toepassingen die oplossingen bieden voor grote maatschappelijke vraagstukken. De TU/e Campus is dé plek ‘Where innovation starts’.

Door de succesvolle groei van de TU/e is er bij de dienst Real Estate Management groeiende behoefte aan een medewerker FrontOffice/ Secretariaat.

Het FrontOffice/ Secretariaat, als onderdeel van Facilitaire Ondersteuning van Dienst Huisvesting, is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen, evenementaanvragen e.d.) en orders. Het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van Dienst Huisvesting, zodanig dat deze in staat wordt/worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Het FrontOffice/ Secretariaat is daarmee de intermediair tussen en aanspreekpunt van de klant (medewerkers en studenten TU/ e en derden), medewerkers Dienst Huisvesting en leveranciers.

De functie:

Als medewerker FrontOffice/ Secretariaat vervul je onder andere de volgende taken:

  • Het aannemen, registeren, uitvoeren vraagverheldering en door leiden van klantvragen;
  • Het uitvoeren van het orderafhandelingsproces (versturen offerteaanvragen/opdrachtbrief/regiebon, uitvoeren budgetvalidatie, samenstellen orderdossier zowel fysiek als digitaal);
  • Het zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels);
  • Het ondersteunen van medewerkers bij het inzetten van orders, offerteaanvragen, vergaderverzoeken en ruimtereserveringen;
  • Het beheren van enkele agenda’s van leden van het Managementteam Dienst Huisvesting;
  • Het doen van bestellingen
  • Het ondersteunen bij het beheren van inkoop/service en huur-/verhuur contacten;
  • Het verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en leveranciers;
  • Zorgdragen voor de planning/ organisatie van bijeenkomsten.
     
    Operationeel worden de werkzaamheden van het FrontOffice/ Secretariaat gecoördineerd door de coördinator FrontOffice. Je werkt nauw samen in een team van acht medewerk(st)ers.

Job requirements

  • Minimaal MBO werk- en denkniveau met een administratieve achtergrond en affiniteit voor techniek;
  • Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (niveau Cambridge English B2) in woord en geschrift;
  • Communicatief vaardig;
  • Je beschikt over een open, flexibele en pro-actieve houding je bent dienstverlenend, teamplayer, accuraat en integer.

Conditions of employment

De functie is afhankelijk van kennis en ervaring ingedeeld in schaal 6 van de CAO Nederlandse Universiteiten (minimaal €1.992,- en maximaal €2.770,- bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling). Daarnaast heb je recht op uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek, een vaste 13e maand (8,3%), zeer uitgebreide sportfaciliteiten en kinderopvang op de campus. Het betreft een dienstverband voor de periode van één jaar met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling (indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd). Overwogen kan worden de aanstelling via Euflex (onze eigen interne detacheringsorganisatie) te laten verlopen.

Information and application

Sollicitatie:

Reageer op deze vacature middels onderstaande button. Wij reageren niet op sollicitaties die op een andere manier bij ons terecht komen. De sluitingsdatum van de vacature is 28 februari 2020. Geschikte kandidaten worden al voor de sluitingsdatum uitgenodigd voor een kennismaking, bij voldoende geschikte reacties wordt de vacature eerder gesloten.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.