Skip to content  

Working at TU/e

Medewerker Backoffice International (0.8 - 1.0 fte) (V83.4215)

Medewerker Backoffice International (0.8 - 1.0 fte)

Voor het team van de Backoffice International zijn wij in verband met een zwangerschaps- en bevallingsverlof op zoek naar een nieuwe (tijdelijke) collega. Word jij die nieuwe collega? Medewerker Backoffice International (0.8 - 1.0 fte)
Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Personnel and Organization
FTE
1,0
Date off
13/12/2019
Reference number
V83.4215

Job description

De Dienst Personeel en Organisatie (DPO) bestaat uit ongeveer 80 enthousiaste medewerkers. Naast de afdeling HR Support & e-HRM (waarvan het team Backoffice International deel uitmaakt) bestaat de dienst verder uit de afdelingen HR Advies, Professional Development en Arbo & Milieu.

Kerntaken

In de functie van Medewerker Backoffice International ondersteun je de internationale medewerkers en gasten bij hun komst naar de TU/e en Nederland. Het is een dienstverlenende functie waarbij je in een team van vier collega’s werkt voor onze internationale medewerkers en gasten, de negen faculteiten én de decentrale collega’s van HR Services in die faculteiten. Binnen de Backoffice International streven we naar een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. De belangrijkste onderdelen van de functie zijn:

  • Inreisprocedures
    Je vraagt visa en/of verblijfsvergunningen aan voor onze medewerkers en gasten die uit een visumplichtig land komen. Gedurende de aanvraagperiode adviseer je de medewerker/gast en houd je contact met hem/haar, de IND, het Holland Expat Center, de collega’s in de faculteiten, etc. Je regelt de afspraken die moeten plaatsvinden na aankomst in Nederland met o.a. het Holland Expat Center en de GGD. Medewerkers en gasten die uit niet-visumplichtige landen komen adviseer je over hoe in te reizen naar Nederland. Ook voor hen regel je de nodige afspraken.
  • Introductiegesprekken
    Na aankomst voer je een gesprek (in het Engels) met de medewerker/gast die in Eindhoven is gearriveerd en bij de TU/e gaat werken. In dit gesprek komen o.a. aan de orde: de verblijfsvergunning, inschrijving binnen de gemeente, (zorg)verzekeringen, bankrekening en de faciliteiten op de TU/e voor internationale medewerkers/gasten. Daarnaast beantwoord je de eventuele vragen die de nieuwe medewerker/gast heeft.
  • Administratieve taken
    Je verricht administratieve werkzaamheden zoals het eenduidig bijhouden van de gegevens m.b.t. de immigratieprocedure in het personeelsinformatiesysteem, het factureren van de IND-leges aan gast-onderzoekers én het naleven van de plichten die de TU/e als erkend referent heeft in het kader van de Wet Modern Migratiebeleid.

Job requirements

  • Minimaal in het bezit van een MBO+ diploma, bij voorkeur in de richting van P&O;
  • Een aantal jaren actuele en relevante werkervaring;
  • Up-to-date kennis van regelgeving op het gebied van immigratieprocedures;
  • Prima mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2).
  • Bekend met geautomatiseerde systemen (van MS Office tot personeelsinformatiesysteem).
     
    Je ervaart het als normaal om accuraat en zorgvuldig te werken. Je hebt dus oog voor detail en bent gericht op een optimale service. Typerend voor de werkomgeving is dat je klanten professionals zijn.

Conditions of employment

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van 1 maart t/m 30 september 2020. Een aanstelling via EuFlex, de detacheringsorganisatie van de TU/e, behoort hierbij tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring minimaal € 2.261,= en maximaal € 3.052,= bruto per maand bij een voltijds dienstverband (schaal 7 CAO NU). Daarnaast bieden we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering én uitstekende sportfaciliteiten.

Information and application

Inhoudelijke informatie voor de functie is verkrijgbaar bij bij Kara de Rooy, teamleider Backoffice International (c.m.d. rooy[at]tue.nl), tel 040 247 4589. Overige informatie is verkrijgbaar bij Linda van den Boomen (l.j.c.v.d.boomen[at]@tue.nl), HR-adviseur DPO.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature, upload dan je motivatie en CV via de "Solliciteer direct/apply now" button. Interne kandidaten hebben voorrang in de procedure. Je kunt solliciteren naar deze functie tot en met vrijdag 13 december 2019. Selectiegesprekken kunnen al vóór de sluitingsdatum plaatsvinden.