Skip to content  

Working at TU/e

Management Office Assistant

Management Office Assistant

Zit plannen en organiseren zit in je DNA? En word je enthousiast van het ontzorgen van de Managing Director van de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences (IE&IS)? Dan is de functie van Management Office Assistant misschien iets voor jou!
Position
Non academic staff (supporting staff)
Irène Curie Fellowship
No
Department(s)
Industrial Engineering and Innovation Sciences
FTE
1,0
Date off
12/03/2023
Reference number
V39.6207

Job description

In deze rol geef je all-round ondersteuning aan de Managing Director van de faculteit IE&IS. Hierbij valt te denken aan onder andere:

  • Inhoudelijk screenen van emails van de Managing Director IE&IS en hierin zelfstandig prioritering in maken, waar mogelijk beantwoord je emails zelfstandig;
  • Betrokken bij de dagelijkse gang van zaken binnen de faculteit en je bent daardoor op te hoogte wat er speelt.
  • Je kunt op hoofdlijnen meedenken met de Managing Director en daarop acteren.
  • Op grond van globale aanwijzingen kun je (bedrijfsvoerings)informatie inventariseren, opstellen, inhoudelijk bewerken en bijhouden en je kunt dit (schriftelijk) verwoorden en verwerken.
  • Je draagt bij aan voorstellen voor de aanpassing en/of vernieuwing van processen en systemen.
  • Organiseren en ondersteunen van faculteit brede activiteiten en je pakt hier verantwoordelijkheid in;
  • Je bereidt verschillende (management-)vergaderingen voor, werkt hiervoor stukken uit en notuleert vervolgens bij deze vergaderingen;

Je plant afspraken, zowel bilateraal als voor grotere groepen.

Job requirements

De ideale kandidaat is iemand die aan veel dingen tegelijkertijd kan werken, daarin het overzicht houdt en zichzelf snel iets eigen maakt. Je vindt het een complexe en dynamische omgeving te werken, waar elke dag anders kan zijn. Daarnaast herken je je in de volgende functie eisen:

  • Je bent in het bezit van een MBO+/HBO diploma, bij voorkeur richting directiesecretaresse /officemanagement;
  • Kennis en ervaring met directieondersteuning is een pré;
  • Uitgebreide ervaring met het werken met MS Office (agendabeheer via Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Sterk organisatievermogen, accuraat en in staat zijn om overzicht te houden;
  • Stressbestendig en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en opdrachten;
  • Leergierig en in staat om je snel thuis te voelen in een complexe organisatie;
  • Flexibele, servicegerichte en proactieve houding;
  • Initiatiefrijk, waarbij we je graag uitdagen om met vernieuwingen en/of verbeteringen t.a.v. de huidige procesinrichting te komen;
  • Goede sociale en communicatie vaardigheden;
  • Je bent pro-actief en signaleert actief wanneer je taken op kunt pakken.

Conditions of employment

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast de mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

  • Een jaarcontract via Euflex, met uitzicht op een vast contract.
  • Een maandsalaris van minimaal 2.471,- tot maximaal € 3.336,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
  • Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
  • Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
  • Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
  • Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
  • Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
  • Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Information and application

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7.000 medewerkers en 13.000 studenten.

Meer informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Eric van der Geer-Rutten - Rijswijk,  Managing Director,  e.v.d.geer[at]tue.nl of +31 40 247 2465.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met Najat Loiazizi, HR Advisor, n.loiazizi[at]tue.nl of +31 40 247 89 33.  

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.
De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!