Management Assistent/ Secretaresse (1 fte)

Job description

Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport.
Bovendien is de TU/e een belangrijke spil in een wereldklasse hightech ecosysteem. We staan internationaal bekend om onze expertise op het gebied van wetenschappelijke en technologische basisdisciplines.

De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te blijven behoren. Drie uitdagingen zijn fundamenteel voor onze visie voor 2030: een duurzame wereld, de technologische revolutie en de impact van technologie op de samenleving.

De technologieregio Brainport is een succesvolle groeiregio en daarmee groeit de TU/e zelf ook. Er is een toenemende vraag naar onze studenten, de studentenpopulatie groeit hierdoor, hybride werken en nieuwe vormen van onderwijs nemen steeds grotere vormen aan, en er wordt steeds meer onderzoek opgezet binnen de TU/e. Dit alles heeft impact op technische complexiteit van en op de vraag naar (duurzame en innovatieve) huisvesting. Al het vastgoed van de TU/e bevindt zich op één campusterrein, en beslaat nu een oppervlakte van 300.000 m2 verdeeld over 75 hectare, verdeeld over zo’n 50 gebouwen.

Het Real Estate team

Real Estate  is één van de centrale diensten van de Technische Universiteit Eindhoven en is verantwoordelijk voor de totale vastgoedontwikkeling, het vastgoedbeheer, het parkmanagement en de 75 hectare terreinen op de campus van de TU/e Campus. Daarnaast heeft Real Estate een adviserende rol naar de faculteiten en diensten op huisvestingsgebied en is er sprake van een klant-opdrachtgever-relatie voor huisvestingsprojecten. Op het gebied van wonen, HBO onderwijs en bedrijvigheid faciliteert Real Estate overige vastgoedeigenaren op de Campus. Real Estate telt ongeveer 65 medewerkers en bestaat uit de afdelingen Strategy & Consultancy, Projects en Maintenance die ondersteund worden door de stafafdelingen Facility Support en Finance & Control.

Facility Support van Real Estate is verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratieve ondersteuning van de werkzaamheden binnen Real Estate. Facility Support bestaat uit de volgende onderdelen: Frontoffice/ Secretariaat en Databeheer/Informatiemanagement.

Het Frontoffice/Secretariaat is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen e.d.) en orders. Het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van Real Estate, zodanig dat deze in staat wordt/worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Het Frontoffice/ Secretariaat is daarmee de intermediair tussen en aanspreekpunt van de klant (medewerkers TU/ e en derden), medewerkers Real Estate en leveranciers.

Het secretariaat ondersteunt het managementteam en de afdelingen van Real Estate in het beheren van de mailboxen, agenda’s, in- en uitgaande correspondentie (incl. mail) en organiseren van bijeenkomsten. Binnen Real Estate is er reeds een directiesecretaresse aanwezig waarmee je nauw samenwerkt.

De Functie

Als management assistent weet je de complexe mailboxen en agenda’s van de adjunct directeur en afdelingshoofden, samen met de reeds aanwezig directiesecretaresse, op een efficiënte en proactieve wijze te beheren zodat zij ontzorgd worden. Indien nodig spring je bij in het uitvoeren van de taken van het FrontOffice.
Het Frontoffice/ Secretariaat wordt operationeel aangestuurd door de coördinator Frontoffice/ Secretariaat.

Wat ga je doen als management assistent:

• Pro-actief beheren van de complexe mailboxen en agenda’s van de adjunct directeur en afdelingshoofden.
• Organisatie- en dossiersensitief signaleren op overlegverzoeken en berichten en daarop actief acteren en organiseren.
• Het zelfstandig behandelen en archiveren van de in- en uitgaande correspondentie (inclusief mail).
• Pro-actief en zelfstandig uitvoeren van verschillende processtappen omtrent in-, door- en uitstroom van personeel.
• Organiseren/ plannen en voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen.
• Notuleren van vergaderingen.
• Plaatsen van bestellingen via inkoop applicatie.
• Het organiseren van representatieve taken en bijeenkomsten of andere dienst brede activiteiten.
• Het aanspreekpunt en spin in het web zijn voor alle collega’s van de dienst.

Taken FrontOffice:

• Verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en leveranciers.
• Aannemen en registeren klantvraag in computerprogramma, vraag verhelderen en door zetten naar de backoffice.
• Uitvoeren van het orderafhandelingsproces (inzetten en versturen offerteaanvragen/ opdrachtbrieven, uitvoeren controles orderafhandeling, samenstellen en beheren van digitaal orderdossier).
• Registratie van ontvangsten en doorzetten van goed te keuren facturen.
• Bewaken tijdig afhandelen van klantvragen en orders.
• Signaleren en doen van voorstellen ten aanzien van procesverbeteringen en hier opvolging aan geven.

Job requirements

Wie ben jij:

• Jij bent een pro-actieve aanpakker met een can-do mentaliteit.
• Je kan en vindt het leuk snel te schakelen en hebt aan een half woord genoeg.
• Je werkt planmatig en nauwkeurig, klant- en resultaatgerichtheid en bent een teamspeler.
• Je beschikt over een opleiding op MBO+ werk- en denkniveau met een secretariële of administratieve achtergrond of HBO niveau.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands en Engels (Cambridge English B2).
• Je beschikt over een open, flexibele, stressbestendige en pro-actieve houding en je kunt omgaan met verschillende managementstijlen. Je bent dienstverlenend, in staat te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en je bent bovenal een teamplayer.

Conditions of employment

Wat bieden wij?

• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal €2.693,- en maximaal €3.636,- bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling, een keuzemodel arbeidsvoorwaarden, betaald ouderschapsverlof, kinderopvang op de campus én uitstekende sportfaciliteiten.
• Bij de start zal worden overwogen om de aanstelling via EuFlex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e). Bij goed functioneren wordt deze aanstelling omgezet naar een vast dienstverband (indien al een vast contract bij de TU/e dan blijft dit gehandhaafd).
• Leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Daarom bieden we je gratis toegang tot trainingsprogramma's en een gunstige regeling voor werk-gerelateerd studeren.  
• De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van €2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van €25,- per maand.
• Voor meer informatie, zie ook Arbeidsvoorwaarden TU/e.

Information and application

Informatie:

Meer inhoudelijke informatie over de functie je krijgen bij Edwin Spanjaards, Afdelingshoofd Facility Support Real Estate, telefoon 040 - 247 2736 e-mail: e.w.t.spanjaards@tue.nl of Jolanda Wouters-Heuveling, coördinator Frontoffice/Secretariaat, , telefoon 040 - 2475255  e-mail: j.c.m.wouters.heuveling@tue.nl .

Voor vragen omtrent de arbeidsvoorwaarden of overig kun je contact opnemen met Iris Verkoelen, HR-adviseur Real Estate, telefoon 040 - 247 2184 e-mail: i.verkoelen@tue.nl.

Meer informatie over de afdeling Real Estate vind je hier.

Sollicitatie:

Je kunt reageren op deze vacature via onze sollicitatiepagina www.tue.nl/jobs door te klikken op de button "Solliciteer nu / Apply now". Wij reageren niet op sollicitaties die op een andere manier bij ons terecht komen.

De uiterste sluitingsdatum van de vacature bedraagt 10 mei 2024. De selectie van sollicitanten en de sollicitatiegesprekken vinden direct plaats.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.