Management assistant (0.6 - 0.8 fte)

Job description

Wat ga je doen?

Als management assistant maak je deel uit van de afdeling Office Support welke één van de Teams is binnen de stafafdeling “Office of the CIO” van LIS.

Het huidige secretariaat bestaat uit 4 Management assistants die in nauw verband samenwerken. I.v.m. het vertrek van een van de teamleden zijn wij op zoek naar een nieuwe collega.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Ondersteunen van de Director/ Deputy Director LIS en overige MT leden;
• Zorgdragen voor juiste informatievoorziening, complex agenda beheer en ondersteunen in het prioriteren van inkomende en uitgaande correspondentie (veelal via e-mail);
• Ad hoc oppakken van uiteenlopende werkzaamheden en het op personal assistant-level ondersteunen van Director/ Deputy Director LIS;
• Faciliteren en mede organiseren van LIS Team events (LIS Quarterly / Strategy/ etc.);
• Up-to-date houden van administratie, medewerker overzichten en distributielijsten;
• Opvolgen en goedkeuren van bestellingen/ facturen;
• Boeken van meeting rooms, catering en bestellen van kantoorartikelen;
• Coördinerende rol betreffende diverse activiteiten en vraagbaak voor medewerkers LIS.

Job requirements

Gewenst profiel:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau met minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie, aangevuld met een management assistent of secretariële opleiding;
• Je krijgt energie van een uitdagende functie en kunt proactief inspelen op een groeiende en veranderende groepsstructuur. Je neemt initiatief, denkt mee over het effectiever inrichten van het secretariaat;
• Op grond van globale aanwijzingen inhoudelijk bewerken van informatie in bijv. PowerPoint presentaties;
• Je bent mede verantwoordelijk voor het bijhouden van diverse administratie;
• Kunt prioriteiten stellen, bent stressbestendig en hebt goede organisatorische, ondersteunende- en communicatieve vaardigheden;
• Je bent een echte teamplayer, maar je kunt ook goed zelfstandig werken met een collegiale, flexibele en zelfstandige werkhouding;
• Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en klanten op alle niveaus van de organisatie, het werken met verschillende stakeholders is voor jou een plezier in het werk. Je voelt je op je gemak in een internationale omgeving;
• Je beschikt over een goede beheersing van Microsoft 365 (Office) programma’s en je hebt affiniteit met het werken met verschillende softwaretools;
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van het Nederlands en het Engels in woord en geschrift;
• Werkdagen zijn bij voorkeur in ieder geval: maandag, dinsdag en donderdag.

Conditions of employment

Een dynamische functie binnen een internationale maar persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten en onderzoekers, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Aanvullend onderstaand de arbeidsvoorwaarden:

• Een uitdagende baan in een dynamische setting, waar je zowel vakinhoudelijk en persoonlijk verder kunt ontwikkelen;
• Je wordt aangesteld voor een periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een marktconforme salarisregeling conform de CAO Nederlandse Universiteiten. Deze functie is ingedeeld afhankelijk van kennis en ervaring in salarisschaal 6 – 7 (min. €2.872,- en max. €3.809,- bruto per maand op basis van  een fulltime dienstverband) afhankelijk van je ervaring, opleiding en kennis;
• Daarnaast ontvang je ook nog eens extra vakantiegeld per jaar (8% in mei), een eindejaarsuitkering (8,3% in november, een zogenaamde 13e maand.);
• Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een uitstekende technische infrastructuur, uitstekende sportfaciliteiten, spaarregelingen en 41 vakantiedagen op basis van 40 uur per week;
• Hier vindt u nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière aan de TU/e!

Information and application

Organisatie LIS

De afdeling LIS-services is een van de grootste ondersteunde afdelingen van de TU/e. LIS is verantwoordelijk voor de gehele vraag- en aanbodketen van informatiemanagement, IT en bibliotheekdiensten. Sinds de oprichting in 2023 is de dienst aan het transformeren naar een productgerichte organisatie. Onderdeel van deze transformatie is de introductie van zelfgeorganiseerde productteams met een agile mindset, die verantwoordelijk zijn voor de professionele dienstverlening en verdere ontwikkeling van hun producten. In overleg met interne klanten worden behoeften verzameld, geprioriteerd en aangepast.

De LIS-organisatie bestaat uit zeven productgebieden: Services, Library & Open Science, Research, Education, Corporate, Data & Insights en Platforms. Elk area heeft een product area leader en alle productteams binnen een area hebben een product owner. Daarnaast werken de area's nauw samen met Scrum Masters en Agile Coaches, met als doel onze dienstverlening verder te ontwikkelen voor productgeoriënteerde, zelforganiserende teams met een agile mindset.

About TU/e 

De TU/e is een toonaangevende internationale universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de bruisende en inspirerende campus werkt en studeert een internationale gemeenschap van bijna 4.000 medewerkers en 13.500 studenten. 

We omarmen diversiteit en inclusie. Daarom nodigen we mensen van alle achtergronden uit om te solliciteren naar een baan bij de TU/e, ongeacht geslacht, ras, etniciteit, nationaliteit, leeftijd, sociaaleconomische status, identiteit, zichtbare of onzichtbare handicap, religie of seksuele geaardheid.

Zie ook, wij zijn de Eindhoven University of Technology - YouTube 

More information 

Herken je jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie, neem dan contact op met de hiring manager Ruud Vrijsen, Competence Manager, via e-mailadres r.p.j.vrijsen@tue.nl.
Meer informatie zie volgende link sollicitatie proces of de arbeidsvoorwaarden.

Ben je geïnspireerd en wil je meer weten over werken bij de TU/e? Bezoek dan our career page. 

Sollicitatie

Als u geïnteresseerd bent, gebruik dan de 'solliciteer' knop om ons uw CV en sollicitatiebrief te sturen met uw motivatie en een beschrijving van uw kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra we sollicitaties ontvangen en duurt voort totdat de functie is ingevuld.

We kijken uit naar je sollicitatie!