JADS: Management Office Assistant IMPACT TEAM (0,6 fte)

Job description

JADS

We do cool stuff that matters in data. De Jheronimus Academy of Data Science (JADS) is een unieke samenwerking tussen de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) en Tilburg University (TiU). Bij JADS geloven we dat data science antwoorden kan bieden op de complexe vraagstukken van de maatschappij. Wij bieden innovatieve onderwijsprogramma's, data science onderzoek, en ondersteuning voor het bedrijfsleven en de samenleving. Met een team van docenten, studenten, wetenschappers en ondernemers - uit uiteenlopende sectoren en disciplines - werken we aan het creëren van impact met data science. Dit doen we door mensen, sectoren en industrieën met elkaar te verbinden: in de afgelopen 5 jaar hebben we met 300+ organisaties samengewerkt aan data-gerelateerde projecten. Onze locatie in het voormalige klooster Mariënburg in Den Bosch huisvest een bruisende campus die volledig gewijd is aan data science.

Wat ga je doen?

Als onderdeel van het managementsupportteam ben je verantwoordelijk voor alle secretariële werkzaamheden binnen het Business/IMPACT team. Daarnaast ben je uitwisselbaar met jouw naaste collega’s bij Education en Research. Als support in het IMPACT team ben je een spin in het web tussen de verschillende teams binnen JADS maar ook daarbuiten met de overheden en bedrijven. Je bent de ogen en oren van het team en hierbij weet jij goed jouw rol te pakken. Je hebt gevoel voor zowel de universitaire wereld als bedrijven en organisaties en weet daartussen goed te schakelen.

Dit geheel betekent een afwisselende baan waarbij je als vanzelf op de hoogte bent en blijft van alle ontwikkelingen binnen JADS. De ene dag ben je bezig met een afspraak met het team onderwijs met stakeholders binnen de universiteiten, de volgende dag verzorg je de ondertekening van een samenwerking met een multinational.

• Je behandelt in- en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen.
• Je ondersteunt de bovengenoemde teams met planning en organisatie van teamvergaderingen en verzorgt daarvan de verslaglegging.
• Afdelingsspecifieke ondersteuning: je helpt bij het opstellen van conceptrapportages, verslagen, voorgangsrapportages.
• Het plaatsen van orders in Orca.
• Het ondersteunen bij events.
• Je ondersteunt teamleiders bij administratieve taken op het gebied van financiën en HR.
• Je bewaakt procedures en termijnen.
• Je plant afspraken incl. ruimte- en cateringreservering.
• Je werkt vanuit diverse mailboxen en behoudt hierin goed overzicht.
• Je organiseert representatieve taken voor de teams, zoals regelen van cadeaus bij jubilea/verjaardagen/ziekte, organiseren van bijeenkomsten of andere activiteiten.
• JADS is bezig met het opzetten van een digitale receptie. Het kan voorkomen dat je incidenteel ondersteuning biedt aan de backoffice van de JADS-receptie.
• Samen met je collega management office assistant zorg je voor goede afstemming van bezetting en bereikbaarheid van de secretariaten.

Werkdagen gaan in overleg.

Job requirements

Wie ben jij?

• Je hebt een secretariële opleiding gevolgd op MBO-niveau en beschikt over 3-5 jaar werkervaring in een secretariële rol.
• Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s.
• Je communiceert effectief in zowel vloeiend (zakelijk) Engels als Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en studenten op alle niveaus van de organisatie en daarbuiten. Je bent een teamspeler met een representatieve benadering en een gastvrijheidsmentaliteit.
• Je schakelt gemakkelijk tussen en hebt oog voor de belangen van de universiteit en de buitenwereld.
• Je bent flexibel op de werkvloer en daar waar nodig om de organisatie vooruit te helpen.
• Je bent resultaatgericht en je hebt een drive for success.
• Je bent een proactief en enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen. Je voelt je op je gemak in een internationale omgeving en weet prioriteiten te stellen onder druk.
• Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en je bent alert en zoekt altijd naar aanbevelingen voor het optimaliseren van de verdere professionalisering van de ondersteunende organisatie.
• Je kunt werken tussen twee universitaire werelden; semi-overheidsorganisaties en ziet daarin een uitdaging.
• Je bent oplossingsgericht; bereid zelf uit te vinden hoe het werkt en waar nodig out-of-the box om toch zaken voor elkaar te krijgen.

Conditions of employment

Wat bieden wij:

Wij bieden een jaarcontract voor 0,6 fte met zicht op een vast dienstverband (indien al een vast contract bij de TU/e of TiU dan blijft dit gehandhaafd).
Het fulltime brutosalaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal €2.402,- en maximaal €3.026,- (schaal 6 cao NU).
De vaste eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris) en de vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris.
Daarnaast biedt de TU/e uitstekende arbeidsvoorwaarden, lees hierover meer op de website via https://www.tue.nl/werken-bij-tue/waarom-tue/arbeidsvoorwaarden/.

Information and application

Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je krijgen bij Nicole v.d. Tillaart via e-mail: n.v.d.tillaart[at]jads.nl of via telefoonnummer 040-247 5947.

Informatie over de arbeidsvoorwaarden vind je hier en voor overige vragen kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail: hr[at]jads.nl of bel 040 247 4147.  

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature?
Upload dan je motivatiebrief en cv via de “Apply now” button op de TU/e website.  

Wij reageren niet op sollicitaties die op een andere wijze worden ingediend.
Let op dat je slechts 5 documenten tot 2 MB elk kunt uploaden. Als het nodig is, kan je bestanden combineren.

Wij zien uw sollicitatie graag tegemoet en zullen deze z.s.m. screenen.
De vacature blijft open totdat in de vacature is voorzien.