JADS Management Office Assistant Education team (0,6-1,0 fte)

Job description

JADS

We do cool stuff that matters in data. De Jheronimus Academy of Data Science (JADS) is een unieke samenwerking tussen de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) en Tilburg University (TiU). Bij JADS geloven we dat data science antwoorden kan bieden op de complexe vraagstukken van de maatschappij. Wij bieden innovatieve onderwijsprogramma's, data science onderzoek, en ondersteuning voor het bedrijfsleven en de samenleving. Met een team van docenten, studenten, wetenschappers en ondernemers - uit uiteenlopende sectoren en disciplines - werken we aan het creëren van impact met data science. Dit doen we door mensen, sectoren en industrieën met elkaar te verbinden: in de afgelopen 5 jaar hebben we met 300+ organisaties samengewerkt aan data-gerelateerde projecten. Onze locatie in het voormalige klooster Mariënburg in Den Bosch huisvest een bruisende campus die volledig gewijd is aan data science.

Wat ga je doen?

Als onderdeel van het management support team ben je verantwoordelijk voor alle secretariële werkzaamheden binnen het Education team. Daarnaast ben je uitwisselbaar met jouw naaste collega’s bij IMPACT en Research. Als management support van het Education team ben je de verbindende factor met de andere teams binnen JADS. Je bent de ogen en oren van het team en hierbij weet jij goed jouw rol te pakken. Je hebt gevoel voor zowel de universitaire wereld als bedrijven en organisaties en weet daartussen goed te schakelen.

Dit geheel betekent een afwisselende baan waarbij je als vanzelf op de hoogte bent en blijft van alle ontwikkelingen binnen JADS. De ene dag ben je bezig met het organiseren van een graduation ceremonie en een ander moment werk je aan de organisatie van een data challenge week voor onze PDEng opleiding.

• Je behandelt in- en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen.
• Je ondersteunt de bovengenoemde teams met planning en organisatie van teamvergaderingen.
• Afdelingsspecifieke ondersteuning: versturen van docentbrieven, communiceren en voorbereiden lesdagen, verzorgen van hand outs en naambadges, organiseren van graduation ceremonies, praktische ondersteuning bij organisatie data challenge week, inplannen catering lesdagen PE.
• Je ondersteunt teamleiders bij administratieve taken op het gebied van financiën en HR.
• Je plant afspraken incl. ruimte- en cateringreservering.
• Je werkt vanuit diverse mailboxen en behoudt hierin goed overzicht.
• Je organiseert representatieve taken voor de teams, zoals het organiseren van bijeenkomsten en andere activiteiten, het regelen van attenties bij jubilea/verjaardagen/ziekte.
• JADS is bezig met het opzetten van een digitale receptie. Het kan voorkomen dat je incidenteel ondersteuning biedt aan de back office van de JADS receptie.
• Samen met je collega secretaresses zorg je voor goede afstemming van bezetting en bereikbaarheid van de secretariaten.

Vaste werkdag is vrijdag, overige werkdagen gaan in overleg.

Job requirements

Wie ben jij?

• Je hebt een secretariële opleiding gevolgd op MBO-niveau en beschikt over 3-5 jaar werkervaring in een secretariële rol.
• Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s.
• Je communiceert effectief in zowel vloeiend (zakelijk) Engels als Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en studenten op alle niveaus van de organisatie. Je bent een teamspeler met een representatieve benadering en een gastvrijheidsmentaliteit.
• Je bent flexibel op de werkvloer daar waar nodig om de organisatie vooruit te helpen.
• Je bent resultaatgericht en je hebt een drive for success.
• Je bent een proactief en enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen. Je voelt je op je gemak in een internationale omgeving en weet prioriteiten te stellen onder druk.
• Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en je bent alert en zoekt altijd naar  aanbevelingen voor het optimaliseren van de verdere professionalisering van de ondersteunende organisatie.
• Je kunt werken tussen twee universitaire werelden; semi-overheidsorganisaties en ziet daarin een uitdaging.
• Je bent oplossingsgericht; bereid zelf uit te vinden hoe het werkt en denkt waar nodig out-of-the box om zaken voor elkaar te krijgen

Conditions of employment

Wat bieden wij:

Wij bieden een jaarcontract voor 0,6-1.0 fte met zicht op een vast dienstverband (indien al een vast contract bij de TU/e of TiU dan blijft dit gehandhaafd). Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal €2.402,- en maximaal €3.026,- (schaal 6 cao NU). De vaste eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris) en de vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris.
Daarnaast bied de TU/e uitstekende arbeidsvoorwaarden, lees hierover meer op de website via https://www.tue.nl/werken-bij-tue/waarom-tue/arbeidsvoorwaarden/.

Information and application

Informatie:

Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je krijgen bij Nicole v.d. Tillaart via e-mail: n.v.d.tillaart[at]jads.nl of via telefoonnummer 040-247 5947.

Informatie over de arbeidsvoorwaarden vind je hier en voor overige vragen kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail: hr@jads.nl of bel 040 247 4147.  

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatiebrief en cv via de “Apply now” button op de TU/e website.  
De vacature staat open tot er een geschikte kandidaat is gevonden.