Coördinator Informatie- en Datamanagement

Job description

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor een

Coördinator Informatie- en Datamanagement 
(product owner /informatie analist facilitair en vastgoed)

Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport.
Bovendien is de TU/e een belangrijke spil in een wereldklasse hightech ecosysteem. We staan internationaal bekend om onze expertise op het gebied van wetenschappelijke en technologische basisdisciplines.

De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te blijven behoren. Drie uitdagingen zijn fundamenteel voor onze visie voor 2030: een duurzame wereld, de technologische revolutie en de impact van technologie op de samenleving.

De technologieregio Brainport is een succesvolle groeiregio en daarmee groeit de TU/e zelf ook. Er is een toenemende vraag naar onze studenten, de studentenpopulatie groeit hierdoor, hybride werken en nieuwe vormen van onderwijs nemen steeds grotere vormen aan, en er wordt steeds meer onderzoek opgezet binnen de TU/e. Dit alles heeft impact op technische complexiteit van en op de vraag naar (duurzame en innovatieve) huisvesting. Al het vastgoed van de TU/e bevindt zich op één campusterrein, en beslaat nu een oppervlakte van 300.000 m2 verdeeld over 75 hectare, verdeeld over zo’n 50 gebouwen.

Het Real Estate team

Real Estate is één van de centrale diensten van de Technische Universiteit Eindhoven en is verantwoordelijk voor de totale vastgoedontwikkeling, het vastgoedbeheer, het parkmanagement en de 75 hectare terreinen op de campus van de TU/e Campus. Daarnaast heeft Real Estate een adviserende rol naar de faculteiten en diensten op huisvestingsgebied en is er sprake van een klant-opdrachtgever-relatie voor huisvestingsprojecten. Op het gebied van wonen, HBO onderwijs en bedrijvigheid faciliteert Real Estate overige vastgoedeigenaren op de Campus. Real Estate telt ongeveer 65 medewerkers en bestaat uit de afdelingen Strategy & Consultancy, Projects en Maintenance die ondersteund worden door de stafafdelingen Facility Support en Finance & Control.

Facility Support is verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratieve ondersteuning van de werkzaamheden binnen Real Estate. Facility Support bestaat uit de volgende onderdelen: Frontoffice & Secretariaat en Informatie- & Datamanagement.

Informatie- en Datamanagement  is verantwoordelijk voor het beheren van de door Real Estate gebruikte applicaties en de daarin beheerde content/data. Onderdeel van de te beheren content zijn de AutoCAD tekeningen en BIM/revit modellen. Er zijn derhalve twee technisch tekenaar werkzaam binnen het team van Informatie- en Datamangement. Daarnaast worden de gebouw- en project- documentatie beheerd in een enginering document managementsysteem, zijnde: BIMcollab. Gebouwgebonden data en informatie wordt beheerd in onder andere het facilitair management informatie systeem Planon, het geografische informatie systeem en SharePoint/Teams O365.

De Functie

Als coördinator Informatie- en Datamanagement vervul je verschillende rollen zoals product owner van het productteam facilitair, informatie analist en diegene die operationeel de vijf medewerkers behorende tot het team aanstuurt. Je weet vanuit jouw veelzijdige rol processen waaronder het revisieproces, de gebruikte systemen qua inrichting en de kwaliteit van de daarin beheerde data te verbeteren. Hierdoor is de (operationele) communicatiemedewerker in staat beter te communiceren naar de stakeholders over onze nieuwbouw en renovatieprojecten en het onderhoud van de gebouwen. De medewerkers van Real Estate kunnen beschikken over volledige, betrouwbare en beschikbare data/informatie om hun werk goed uit te voeren.

Je werkt nauw samen met de binnen het productteam aanwezige Data Domain Coordinator/ Business analist (verantwoordelijk voor het aansluiten aan informatiebehoefte data governance, privacy en security), de twee functioneel beheerders die vanuit dienst Liberay and Information Center (LIS/ ICT) gedetacheerd zijn bij Real Estate en de product area lead Corporate van LIS. Daarnaast vervult je naar de BI-cluster van LIS de rol van informatie analist en draag je zorg voor de inrichting en gebruik van de juiste rapportages.

Wat ga je o.a. doen als coördinator Informatie- en Datamanagement:

• Operationeel aansturen van de medewerkers Informatie- en Datamanagement en de binnen het team gedetacheerde medewerkers vanuit andere diensten
• Voorzitten van de weekstart.
• Als Product owner ben je lid van een (agile) product team. Een productteam is integraal verantwoordelijk voor het leveren van een product of dienst. Je bent de vertegenwoordiger van het product en je vertaalt doelen en doelstellingen naar werkzaamheden.
• Als informatie analist houdt je bezig met het ontwikkelen en in (laten) richten van rapportages, analyses en dashboards (BI-portal) binnen het facilitair domein.
• Leid en/of participeer je in informatisering projecten.
• Draagt zorg voor de juiste inrichting en beheer van de informatievoorziening en applicaties zoals o.a. het eDMS (BIMcollab/Kubus), het Facilitair Management Informatie Systeem (Planon), AutoCAD, Geografisch Informatie Systeem (GIS) en SharePoint online.
• Draagt zorg voor het juist beheren van de content, data, bestanden en gebouw-/projectdossiers en het daarbij toepassen van de vastgestelde protocollen/ werkwijzen.
• Ontwikkelt, beheert en actualiseert processen, procedures en instructies t.a.v. Informatie- en Datamanagement. Hieronder valt o.a. het laten beheren en actueel houden van de AutoCAD Afsprakenmap TU/e, Technisch handboek TU/e, Procedure Ruimte- en Objectnummering.
• Voert evaluaties uit en doet verbeterdoelstellingen om processen (b.v. het revisieproces), applicaties en content te verbeteren en draagt zorgt voor het realiseren van de verbeteringen.

Job requirements

• Je bent in staat de binnen de functie aanwezige rollen te combineren.
• Je werkt planmatig en nauwkeurig, hebt een proactieve houding, bent een teamspeler, klant- en resultaatgerichtheid.
• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau met minimaal drie jaar relevante werkervaring in informatievoorziening, bij voorkeur in het hoger onderwijs of Real Estate.
• Je hebt kennis van Real Estate. Kennis van AutoCAD en Planon is een pré.
• Ervaring met de rol van Business owner, Informatie analist en/of  Agile werken is een pré.
• Goede beheersing van MS-office programma’s zoals Outlook, Word en SharePoint en je vindt het leuk om de administratie in de daarvoor aanwezige computerprogramma’s (zoals Planon, AutoCAD/Revit, BIMcollab) uit te voeren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands en Engels (Cambridge English B2).

Conditions of employment

• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal €3.226,- en maximaal €5.090,- bruto per maand (schaal 10 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling, een keuzemodel arbeidsvoorwaarden, betaald ouderschapsverlof, kinderopvang op de campus én uitstekende sportfaciliteiten.
• Bij de start zal worden overwogen om de aanstelling via EuFlex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e). Bij goed functioneren wordt deze aanstelling omgezet naar een vast dienstverband (indien al een vast contract bij de TU/e dan blijft dit gehandhaafd).
• Leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Daarom bieden we je gratis toegang tot trainingsprogramma's en een gunstige regeling voor werk-gerelateerd studeren.  
• De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van €2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van €25,- per maand.
• Voor meer informatie, zie ook Arbeidsvoorwaarden TU/e.

Information and application

Informatie

Meer inhoudelijke informatie over de functie je krijgen bij Edwin Spanjaards, Afdelingshoofd Facility Support Real Estate, telefoon 040 - 247 2736 e-mail: e.w.t.spanjaards@tue.nl of Jochem Vervoort, Data Domain Coördinator, telefoon 040 - 2475255, e-mail:j.j.a.f.vervoort@tue.n.

Voor vragen omtrent de arbeidsvoorwaarden of overig kun je contact opnemen met Iris Verkoelen, HR-adviseur Real Estate, e-mail: i.verkoelen@tue.nl.

Meer informatie over de afdeling Real Estate vind je hier.

Sollicitatie

Je kunt reageren op deze vacature door te klikken op de button "Solliciteer nu / Apply now". Wij reageren niet op sollicitaties die op een andere manier bij ons terecht komen.

De uiterste sluitingsdatum van de vacature bedraagt 10 mei 2024. De selectie van sollicitanten en de sollicitatiegesprekken vinden direct plaats.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.