Skip to content  

Working at TU/e

Co÷rdinator FrontOffice/ Kwaliteitszorg (V85.4210)

Co÷rdinator FrontOffice/ Kwaliteitszorg

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft een vacature voor: Co÷rdinator FrontOffice/ Kwaliteitszorg (1.0 fte) bij Dienst Huisvesting
Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Real Estate Management
FTE
1,0
Date off
30/12/2019
Reference number
V85.4210

Job description

De TU/e Campus ligt midden in het centrum van de stad en is een open en toegankelijke community voor technologisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en kennisvalorisatie. Een aantrekkelijke en levendige hotspot in Brainport Regio Eindhoven waar studenten, onderzoekers, ondernemers en high-tech bedrijven elkaar ontmoeten en samenwerken. Stap in de wereld van morgen en neem deel aan de ontwikkeling van vernieuwde technologieën en toepassingen die oplossingen bieden voor grote maatschappelijke vraagstukken. De TU/e Campus is dé plek ‘Where innovation starts’.

Door de succesvolle groei van de TU/e is er bij de dienst Real Estate Management groeiende behoefte aan een Coördinator Frontoffice/ kwaliteitszorg.

Het FrontOffice/Secretariaat, als onderdeel van Facilitaire Ondersteuning van Dienst Huisvesting, is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen, evenementaanvragen e.d.) en orders. Het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van Dienst Huisvesting, zodanig dat deze in staat wordt/worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Het FrontOffice/Secretariaat is daarmee de intermediair tussen en aanspreekpunt van de klant (medewerkers TU/ e en derden), medewerkers Dienst Huisvesting en leveranciers.

De functie:

Als coördinator FrontOffice vervul je onder andere de volgende taken:

  • Het dagelijks operationeel aansturen van een team van zes medewerk(st)ers binnen het Frontoffice en Secretariaat. Dit omvat o.a. het zorgdragen van een juiste bezetting van de afdeling en het bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening;
  • Opstellen en up to date houden van het kwaliteitshandboek en het intern auditen van Dienst Huisvesting.
  • Mede opstellen/ beheren van procesbeschrijvingen, procedures, instructies en het (laten) uitvoeren van procesverbeteringen binnen Dienst Huisvesting;
  • Het mede opstellen van (concept)rapportages en het opzetten en beheren van de dienstbrede formatieplanning;
  • Voorbereiden van de intake van nieuwe klantvragen en het voorzitten van het intake overleg;
  • Optreden als keyuser in het orderafhandelingsproces.
     
    Naast de hierboven genoemde coördinerende taken voer je ook onderstaande werkzaamheden uit:
  • Het aannemen, registeren, uitvoeren vraagverheldering en door leiden van klantvragen;
  • Het uitvoeren van het orderafhandelingsproces (versturen offerteaanvragen/opdrachtbrief/regiebon, uitvoeren budgetvalidatie, samenstellen orderdossier zowel fysiek als digitaal);
  • Het zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels);
  • Het verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en leveranciers;
  • Zorgdragen voor de planning/ organisatie van bijeenkomsten.

Job requirements

Profiel:

  • Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau met een administratieve achtergrond en affiniteit voor techniek/ kwaliteitszorg;
  • Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Communicatief vaardig;
  • Je beschikt over een open, flexibele en pro-actieve houding en je kunt omgaan met verschillende managementstijlen. Je bent dienstverlenend, kwaliteitsgericht en in staat te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en je bent bovenal een teamplayer die als coördinator medewerkers weet te motiveren en te verbinden.

Conditions of employment

Arbeidsvoorwaarden:

De functie is afhankelijk van kennis en ervaring ingedeeld in schaal 8 van de CAO Nederlandse Universiteiten (minimaal €2.579,- en maximaal €3.445,- bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling). Daarnaast heb je recht op uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek, een vaste 13e maand (8,3%), zeer uitgebreide sportfaciliteiten en kinderopvang op de campus. Het betreft een dienstverband voor de periode van één jaar met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling (indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd). Overwogen kan worden de aanstelling via Euflex (onze eigen interne detacheringsorganisatie) te laten verlopen.

Information and application

Informatie:

Sollicitatie:

Reageer op deze vacature middels onderstaande button. Wij reageren niet op sollicitaties die op een andere manier bij ons terecht komen. De sluitingsdatum van de vacature is 31 december 2019. De gesprekken worden gehouden in de weken 2 en 3. Geschikte kandidaten worden al voor de sluitingsdatum uitgenodigd voor een kennismaking, bij voldoende geschikte reacties wordt de vacature eerder gesloten.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.