Bestuurssecretaresse (M/V) (0,8-1,0 fte)

Job description

Over de faculteit

Bij de faculteit Applied Physics and Science Education (APSE) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) leiden we de ingenieurs van morgen op met behulp van onderwijs en onderzoek. We zijn een waardevolle en vertrouwde partner, en werken nauw samen met de industrie en kennisinstellingen. We opereren binnen de bruisende high-tech Brainport regio en ver daarbuiten. We waarderen onze werknemers enorm, en ondersteunen een inclusieve werkomgeving voor onze gemeenschap. De faculteit faciliteert individuele ontwikkeling, en ondersteunt sociale initiatieven. We helpen jou te groeien in je professionele carrière.

De faculteit wordt bestuurd door het faculteitsbestuur (FB) bestaande uit de decaan, vice-decaan en directeur bedrijfsvoering. Zij worden in hun werkzaamheden ondersteund door het bestuurssecretariaat, bestaande uit twee bestuurssecretaresses. In verband met aanstaande pensionering van één van die collega’s zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve nieuwe collega.

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat. Samen met jouw collega verzorg jij allround secretariële ondersteuning voor het FB en de bestuurssecretaris, waarbij jij je primair richt op de ondersteuning van de decaan. Daarnaast ondersteun je samen met je collega desgevraagd ook medewerkers van het Faculteitsbureau. Je vormt samen een enthousiast en geolied team, waarbij eenieder zijn/haar kerntaken heeft maar ook taken van de ander kunnen worden overgenomen. Je verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Je bent inhoudelijk betrokken bij de dagelijkse gang van zaken binnen de faculteit en bent daardoor op de hoogte wat er speelt. Je kunt op hoofdlijnen meedenken met de decaan en daarop acteren.
• Je screent de email inbox van de decaan inhoudelijk en kunt hier zelfstandig prioritering in maken. Waar mogelijk beantwoord je e-mails zelfstandig.
• Je beheert de agenda van de decaan en kunt hier prioriteit in aanbrengen.
• Je organiseert en bereidt indien nodig verschillende vergaderingen voor, werkt hiervoor stukken uit en notuleert vervolgens bij deze vergaderingen.
• Je organiseert en faciliteert promotiezittingen van de faculteit, zowel off- als online, en beheert Hora Finita, het PhD-volgsysteem.
• Je plant en organiseert meetings van benoemingsadviescommissies (BACs), waarvoor je contact hebt met zowel in- als externe leden uit binnen- en buitenland.
• Je onderhoudt namens het faculteitsbestuur de contacten met (het secretariaat van) het College van Bestuur van de TU/e.
• Samen met je collega zit je het secretaresseoverleg van alle secretaresses van de faculteit voor;
• Je verleent ondersteuning aan medewerkers van het faculteitsbureau op administratief en/of organisatorisch gebied.
• Je organiseert en ondersteunt faculteitsbrede activiteiten, bijvoorbeeld strategiedagen, heidagen, etc., en pakt hier ook verantwoordelijkheid in.
• Je plant afspraken en meetings, zowel bilateraal als meer complex voor grotere groepen.

Job requirements

• Je bent in het bezit van MBO+/HBO diploma, bij voorkeur een secretariële opleiding /officemanagement; kennis van en ervaring met bestuursondersteuning is een pré.
• Je bent digitaal vaardig en proactief. Uitgebreide ervaring met het werken met Microsoft365 of MS Office (agendabeheer via Outlook, Teams, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel).
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je weet snel een weg te vinden in een complexe organisatie, en in de werkwijze van het faculteitsbestuur en andere belanghebbenden.
• Op basis daarvan kun je proactief en zelfstandig prioriteiten stellen en keuzes maken.
• Je bent collegiaal en benaderbaar: je werkt ten dienste van het bestuur en de faculteit, en helpt je collega’s waar nodig.
• Je bent stressbestendig en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en opdrachten.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Conditions of employment

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een dienstverband voor één jaar met de mogelijkheid op een vast dienstverband bij wederzijdse tevredenheid.
• Een maandsalaris van minimaal €2.899,- tot maximaal € 4.298,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 of 8 cao Nederlandse Universiteiten).
• Daarnaast vakantiegeld, en een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Information and application

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.

Meer informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie en/of arbeidsvoorwaarden? Neem dan contact op met Sam van Kampen, HR Adviseur, s.q.v.kampen@tue.nl.    

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!