Skip to content  

Working at TU/e

Bestuurssecretaresse (1,0 fte)

Bestuurssecretaresse (1,0 fte)

Position
Non academic staff (supporting staff)
Department(s)
Biomedical Engineering
FTE
1,0
Date off
25/09/2022
Reference number
V50.5895

Job description

Ben jij de doortastende persoonlijkheid die zowel op secretarieel- als organisatorisch gebied de juiste prioriteiten weet te stellen? Schakel je snel en werk je zorgvuldig, verbindend en resultaatgericht? Dan hebben we bij de faculteit Biomedical Engineering een hele leuke functie voor jou beschikbaar! 

Bestuurssecretaresse (1,0 fte)

voor het bestuur van de faculteit Biomedical Engineering (BmE).

Algemeen 
De functie betreft secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van het faculteitsbestuur, de faculteitsraad, de opleidingsdirecteur en de manager ESA (Education and Student Affairs) van de faculteit Biomedical Engineering (BmE).
Je rapporteert aan en stemt je werkzaamheden af met de directeur bedrijfsvoering van BmE. 

Wat ga je concreet doen? 
De bestuurssecretaresse is als de spin in het web. Je ontzorgt en ondersteunt de directeur bedrijfsvoering, het faculteitsbestuur, de opleidingsdirecteur en het afdelingshoofd ESA.
Een indruk van je dagelijkse taken: 

  • Je fungeert als eerste contactpersoon voor het faculteitsbestuur, de faculteitsraad en studentenvereniging;
  • Je regelt alle informatiestromen (e-mail, correspondentie, telefoonverkeer in het Nederlands en in het Engels), handelt deze waar mogelijk af en zet zaken in gang;
  • Je bewaakt termijnen en voortgang van lopende zaken (o.a. contracten, promotieprocedures, etc.);
  • Je verzorgt de redactie en uitwerking van verslagen, brieven, officiële documenten en memo’s;
  • Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen: plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups;
  • Je beheert de complexe agenda’s;
  • Je bereidt bijeenkomsten- en eventuele presentaties voor. Je organiseert en notuleert diverse vergaderingen en bewaakt de actiepunten;
  • Je verzamelt managementinformatie t.b.v. de directeur bedrijfsvoering en het bestuur;
  • Je neemt deel aan en / of ondersteunt projecten;
  • Je verzorgt facilitaire ondersteuning;
  • Je onderhoudt contacten binnen- en buiten de BmE faculteit;
  • Je beheert het digitaal archief en zorgt voor een adequate digitale structuur;
  • Je coördineert en faciliteert overlegvormen met de andere BmE secretaresses;
  • Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc. Ook het organiseren van evenementen en werkbezoeken horen tot je takenpakket: bijvoorbeeld de organisatie van de beleidsdagen voor de faculteit tweemaal per jaar.

Job requirements

Wie ben jij?

  • Je hebt een afgeronde hbo-opleiding, eventueel aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar;
  • Je beschikt over ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, zelfstandige en proactieve grondhouding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;
  • Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Kernwoorden: organisatiesensitief, discreet, initiatief, eigenaarschap, communicatief vaardig, proactief, accuraat, integer, positief kritisch, betrokken, klantgericht, creatief, flexibel, gastvrij, go-to-person.

Conditions of employment

Wat bieden wij? 
Het dienstverband start met een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 1,0 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling. Indien je al een vast contract aan de TU/e hebt, dan blijft dit gehandhaafd. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 3.764, - bruto per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 7 of 8 CAO Nederlandse Universiteiten).  
Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten. 
Je start binnen een relatief nieuw team met een informele en prettige werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en je kunt bijdragen om je eigen functie verder vorm te geven. 

Information and application

Meer informatie 
Wil je meer informatie over de functie, neem dan contact op met de directeur bedrijfsvoering van BmE: Wim Koppers, w.r.koppers[at]tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Sascha Sanchez, HR-adviseur, s.j.m.g.sanchez.van.oort[at]tue.nl of +31 40 247 7310.

Ben je geïnspireerd en wil je meer weten over werken aan de TU/e? Bezoek dan onze carrièrepagina: Working at TU/e: vacancies for scientific and support staff (tue.nl)

Hoe te reageren 
Herken jij jezelf in dit profiel en ben je geïnteresseerd in deze vacature? Via de ‘solliciteer-nu’ knop ontvangen we graag jouw cv en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.
We kijken uit naar je reactie! 

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten. 

Over de TU/e
De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van ruim 4000 medewerkers en meer dan 12.000 studenten. 

Onze universiteit: https://www.tue.nl/en/our-university/ 
We are Eindhoven University of Technology 
Onze campus: https://www.tue.nl/en/tue-campus/

Biomedical Engineering Department 
De Faculteit Biomedical Engineering is een jonge dynamische faculteit die haar onderwijs en onderzoek richt op technologie in functie van diagnostiek en behandeling. Onderzoek en opleidingen vinden plaats in samenwerking met nationale en internationale onderzoeksgroepen, en verschillende Universitair Medische Centra (UMCs). De Onderwijs- en onderzoeksgebieden binnen de faculteit bestrijken de volgende focusgebieden: Chemical Biology, Regenerative Engineering and Materials, Biomedical Imaging & Modelling. De faculteit biedt onderzoeksgedreven bachelor en masterprogramma’s aan voor ca. 1100 studenten, en omvat circa 200 (vaste en tijdelijke) wetenschappelijke medewerkers. Ten behoeve van translatie van onderzoeksresultaten en ter begeleiding van masterstages werkt de faculteit nauw samen met de eerdergenoemde UMCs en lokale ziekenhuizen, en industriële partners in de LifeTech markt. Daarnaast is de faculteit betrokken in verschillende multidisciplinaire samenwerkingen, zowel binnen de TU/e met andere faculteiten, als binnen Nederland en Europa met verschillende universiteiten en onderzoeksinstituten. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.