Skip to content  

Working at TU/e

Admissions Officer (0,8 fte) (V28.4023)

Admissions Officer (0,8 fte)

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) heeft de volgende vacature: Admissions Officer (0,8 fte) bij de dienst Education and Student Affairs - team International Office
Position
Non academic staff (supporting staff)
FTE
0,8
Date off
25/08/2019
Reference number
V28.4023

Job description

Algemeen

De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.

Binnen de TU/e loopt een ontwikkeltraject om een kwaliteitsslag te maken tot een toekomstbestendige onderwijsondersteuning. De TU/e heeft de reorganisatie Toekomstgerichte Onderwijsorganisatie en Onderwijsondersteuning (TOO) ingezet met als doel de onderwijsondersteuning zodanig in te richten dat knelpunten zijn opgelost en processen efficiënt zijn ingericht (‘operational excellence’) en de onderlinge samenwerking soepel verloopt, zodat docenten en studenten goed worden geholpen (‘customer intimacy’).

In de nieuwe organisatie is alle onderwijsondersteuning ondergebracht in de dienst Education and Student Affairs (ESA) met daarbinnen het Center for Student Administration waar alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e worden uitgevoerd. Het Center for Student Administration (CSA) is zodanig ingericht dat een groot deel van de medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren op de faculteiten, dicht bij docenten en studenten. Binnen het CSA is een viertal teams werkzaam:

  1. in-, door- en uitstroom
  2. onderwijsplanning
  3. bureau buitenland
  4. studievoortgang.

Het International Office (IO) maakt deel uit van het Center for Student Administration van ESA en is onder te verdelen in twee ketens:

  • International Experience (Exchange): internationale uitwisseling van studenten
  • Admissions: toelatingsprocedure en additionele dienstverlening voor studenten met een buitenlandse vooropleiding die een volledige opleiding aan de TU/e willen volgen. Ook studenten met een Nederlandse vooropleiding met een niet-standaard profiel worden beoordeeld door de Admissions Office.
     
    Binnen de keten Admissions zijn we op zoek naar een Admissions Officer. Deze coördineert alle processen en procedures rond (internationale) toelatingen.

 

Werkzaamheden

De werkzaamheden zijn:

  • ontwikkelen, implementeren en bewaken van de administratieve procedures betreffende toelatingen van studenten met een internationale of Nederlandse vooropleiding in samenwerking met Team In-, Door- en Uitstroom, en het doen van (verbeter)voorstellen;
  • ontwikkelen, implementeren en bewaken van inhoud van de toelatingsvoorwaarden en diplomawaarderingen voor BSc, MSc en PhD kandidaten;
  • vertalen van beleid naar goed uitvoerbare toelatingsprocessen;
  • het aanleveren van managementinformatie m.b.t. proces toelatingen;
  • het adviseren van management, studenten en medewerkers over complexe vraagstukken m.b.t. het toelatingsproces;
  • zorg dragen voor de inhoud en processen rondom toelatingen en de kennis van de medewerkers van het team waarborgen;
  • het toelatingsproces afstemmen binnen de TU/e keten Admissions;
  • coördineren klachten en bezwaren;
  • coördineren informatievoorziening richting studenten via telefoon, mail, website en social media;
  • coördineren beursprogramma’s voor (internationale) studenten;
  • participeren in projecten;
  • overige taken binnen ESA.
     
     

Job requirements

Wie zoeken wij? :

  • Je hebt tenminste een afgeronde HBO-opleiding;
  • Je hebt aantoonbare kennis van de onderwijsorganisatie van een instelling voor hoger onderwijs, bij voorkeur een universiteit;
  • Je hebt affiniteit of ervaring met internationalisering van hoge onderwijs. Ervaring met internationale toelatingen is een pré;
  • Je bent in staat om de toelatingsprocessen via OSIRIS te optimaliseren;
  • Je bent in staat om een schakelfunctie te vervullen tussen studenten, faculteiten, de afdeling Education and Student Affairs en het management;
  • Je bent een organisatietalent, een echte doener die niet afwacht, maar gewoon aan de slag gaat.
  • Je weet de teamleden Admissions mee te nemen in de ontwikkelingen binnen (internationale) toelatingen; 
  • Je hebt een talent voor creatieve oplossingen en deinst niet terug voor een uitdaging;
  • Je hebt een excellente beheersing van zowel het Nederlandse als het Engelse taal.

Wij zoeken een collega die binnen een informele, persoonlijke cultuur mee wil bouwen aan een hoogwaardige, professionele dienstverlening. Daarbij hechten we grote waarde aan klantgerichtheid, lerend vermogen en samenwerken. Vanuit de onderwijsvisie van de TU/e richten we onze begeleiding op het respecteren en verhogen van de zelfredzaamheid van de student.

Conditions of employment

Wij bieden een 0,8 fte aanstelling. Het salaris bedraagt afhankelijk van leeftijd en ervaring, minimaal € 3.637,- en maximaal € 4.978,- bruto per maand (schaal 11) op fulltime basis. Wij bieden een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende financiële omstandigheden kan het dienstverband worden verlengd.

Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantie uitkering van 8% en uitstekende sportfaciliteiten.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Information and application

Informatie

Inhoudelijke informatie voor de functie is verkrijgbaar bij:

  • Sarah van den Nieuwenhof - Cooper, teamleider International Office (S.J.v.d.Nieuwenhof[at]tue.nl / tel: 040 247 4298). Ivm vakantie beschikbaar voor vragen tot 24 juli en vanaf 20 augustus.
  • Tanja Krijgh, huidige Admissions Officer (T.M.C.Krijgh[at]tue.nl / tel. 040247 2772). Ivm vakantie beschikbaar vanaf 12 augustus.
  • Gesprekken zullen plaatsvinden donderdag 29 augustus.

Sollicitatie

Je motivatiebrief en CV kunnen digitaal verstuurd worden tot en met zondag 25 augustus 2019 door gebruik te maken van de knop “solliciteer direct/apply now".