Administratief secretarieel medewerker (0,5 fte)

Job description

Word jij enthousiast van een baan waarin je organisatorische en administratieve talenten mag tonen en je de schakel kunt zijn tussen administratie en onderzoek? Gedij je in teams waar er volop mogelijkheden zijn om veel administratieve taken te leren en beheren in een vooraanstaande wetenschappelijke omgeving? Werk je nauwkeurig en zelfstandig? Dan ben jij wellicht de geschikte kandidaat om onze nieuwe secretaresse te worden. 

Functieomschrijving

Als administratief secretarieel medewerker biomedisch onderzoek, ben je als de spin in het web. Je hebt een zelfstandige rol maar werkt nauw samen met het BmE secretaresse team, de onderzoeksleiders en onderzoeksgroepen.

De functie omvat een combinatie van administratieve, secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoeks- en onderwijstaken binnen het cluster ‘Regenerative Engineering and Materials’. Vanwege de sterke focus op onderzoek, nodigen we naast kandidaten met secretariële ervaring expliciet ook mensen uit met werkervaring als laborant (HLO niveau) maar zonder secretariële ervaring die een nieuwe richting in hun carrière zoeken. Het betreft een zelfstandige functie binnen een dynamische omgeving waarbij je zelf ook invloed hebt op de invulling van je functie.

Een indruk van je dagelijkse taken:

• Je ondersteunt de academische stafleden en de bijbehorende groepen op administratief en / of organisatorisch gebied:
  • Plannen van vergaderingen
  • Inplannen van gesprekken met studenten
  • Organiseren van reizen
  • Afhandelen van reserveringen
  • Declaraties
• Je ontwikkelt en onderhoudt systemen voor de archivering van wetenschappelijke data
• Je houdt de websites bij van de onderzoeksgroepen
• Je verzamelt en verwerkt managementinformatie, beheert het (digitale) archief van de groep
• Je begeleidt het wervingsproces van sollicitant tot TU/e werknemer
• Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega’s
• Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen: plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups
• Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.

De Faculteit Biomedical Engineering is een jonge dynamische faculteit die haar onderwijs en onderzoek richt op technologie ten dienste van diagnostiek en behandeling. Onderzoek en opleidingen vinden plaats in samenwerking met nationale en internationale onderzoeksgroepen, en verschillende Universitair Medische Centra. De Onderwijs- en onderzoeksgebieden binnen de faculteit bestrijken de volgende focusgebieden: Chemical Biology, Regenerative Engineering and Materials, Biomedical Imaging & Modelling. De faculteit biedt onderzoeksgedreven bachelor en masterprogramma’s aan voor ca. 1100 studenten, en omvat circa 200 (vaste en tijdelijke) wetenschappelijke medewerkers.

Job requirements

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en werk- en denkniveau, aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar of een HLO opleiding met werkervaring (secretariële ervaring is dan niet vereist).
• Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, zelfstandige en proactieve grondhouding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen.
• Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Kernwoorden: discreet, initiatiefrijk, accuraat, integer, flexibel, betrokken, klantgericht, pro-actief, zelfstandig.

Conditions of employment

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.

Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal € 2.402,- tot maximaal € 3.336,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 6 of 7, cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Information and application

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.

https://youtu.be/Bxx8oosZf9Q

Meer informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Jan de Boer, hoogleraar, email j.d.boer[at]tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met Sascha Sanchez, email s.j.m.g.sanchez.van.oort[at]tue.nl.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!