Skip to content  

Working at TU/e

Administratief Medewerker Facility Support 0,8 fte Real Estate

Administratief Medewerker Facility Support 0,8 fte Real Estate

Position
Non academic staff (supporting staff)
Service(s)
Real Estate
FTE
0,8
Date off
14/07/2022
Reference number
V85.5697

Job description

Vanwege interne doorstroom, komt er een positie vrij in dit team.

Het FrontOffice/Secretariaat, als onderdeel van Facilitaire Support van de dienst Real Estate, is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen, evenementaanvragen e.d.) en orders. Het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van Real Estate. Het FrontOffice/Secretariaat is daarmee de intermediair tussen en aanspreekpunt van de klant (medewerkers en studenten TU/e en derden), medewerkers Real Estate en leveranciers.

Binnen Data Administration worden object-, project- en kwaliteitsdocumenten en bestanden die van belang zijn voor Real Estate beheerd en gearchiveerd middels door de afdeling beheerde applicaties. De gegevens, applicaties en documenten die in het beheer zijn van Data Administration worden beschikbaar gesteld aan Real Estate, de universiteit en externe om projecten uit te kunnen voeren en gebouwen te onderhouden en te beheren.

Wat ga je doen:

Als Administratief Medewerker ondersteun je zowel het FrontOffice/Secretariaat als Data Administration in het team van FrontOffice.

Als Medewerker FrontOffice/Secretariaat vervul je onder andere de volgende taken:

  • Aannemen, registeren, uitvoeren vraagverheldering en door leiden van klantvragen;
  • Uitvoeren van het orderafhandelingsproces (versturen offerteaanvragen/opdrachtbrief/regiebon, uitvoeren budgetvalidatie, samenstellen orderdossier zowel fysiek als digitaal);
  • Zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels);
  • Ondersteunen van medewerkers bij het inzetten van orders, offerteaanvragen, vergaderverzoeken en ruimtereserveringen;
  • Beheren van enkele agenda’s van leden van het Managementteam Real Estate;
  • Doen van bestellingen;
  • Verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en leveranciers;
  • Zorgdragen voor de planning/ organisatie van bijeenkomsten en notuleren van vergaderingen.

Operationeel worden de werkzaamheden van het FrontOffice/Secretariaat gecoördineerd door de Coördinator FrontOffice.

Als Medewerker Data Administration vervul je onder andere de volgende taken:

  • Registeren van ontvangen/aangeleverde gegevens in daarvoor ingerichte applicaties.
  • Opslaan, beheren, archiveren en beschikbaar stellen van fysieke documenten en digitale bestanden in een gebouw- en projectdossier;
  • Bestanden beheren via een engineering document managementsysteem (e-dms) zoals bijvoorbeeld Meridian of DocStream.

Operationeel worden de werkzaamheden van Data Administration gecoördineerd door de Coördinator Data Administration en werk je samen met de medewerkers Data Administration en procesondersteuner revisie.

Job requirements

  • Minimaal MBO werk- en denkniveau met een administratieve achtergrond en affiniteit voor techniek;
  • Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (niveau Cambridge English B2) in woord en geschrift;
  • Vaardigheid, dan wel bereidheid zich eigen te maken in, SharePoint, e-dms zoals bijvoorbeeld Meridian of DocStream, Planon, BIM en Revit;
  • Communicatief vaardig;
  • Je beschikt over een open, flexibele en pro-actieve houding. Verder ben je dienstverlenend, teamplayer, accuraat, analytisch, integer, resultaatgericht.

Conditions of employment

  • Een omgeving waarin je wordt gestimuleerd om jezelf te ontwikkelen op het gebied van vastgoed innovatie in het onderwijs;
  • Werken op een inspirerende campus waar we werken ten behoeve van de mensheid en waar je volop ruimte hebt voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
  • Wij bieden jaarcontract van 32 uur (0,8 fte). Hierbij zal worden overwogen de aanstelling via EuFlex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e). Bij goed functioneren wordt deze aanstelling omgezet naar een vast dienstverband.
  • Het fulltime brutosalaris is in overeenstemming met CAO NU en is afhankelijk van kennis en ervaring; minimaal €2.318,- en maximaal €2.910,- (conform schaal 6 CAO NU).
  • De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal
    41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).

Information and application

  • Meer inhoudelijke informatie over de functie is te krijgen bij de heer Edwin Spanjaards, Hoofd Facility Support/Kwaliteitsmanager Real Estate, telefoon 040 – 247 2736 of via e-mail: e.w.t.spanjaards[at]tue.nl
  • Informatie over de arbeidsvoorwaarden en voor overige vragen kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail: HRServices.SupportUnits[at]tue.nl of bel 040 247 4486.

Real Estate (RE) is één van de centrale diensten van de Technische Universiteit Eindhoven en is verantwoordelijk voor de totale vastgoedontwikkeling, het vastgoedbeheer, het parkmanagement en de
75 hectare terreinen op de campus van de TU/e Campus. Daarnaast heeft Real Estate een adviserende rol naar de faculteiten en diensten op huisvestingsgebied en is er sprake van een klant-opdrachtgever-relatie voor huisvestingsprojecten. Op het gebied van wonen, HBO onderwijs en bedrijvigheid faciliteert RE overige vastgoedeigenaren op de Campus.

Real Estate (RE) telt ongeveer 70 medewerkers en bestaat uit de afdelingen Strategy & Consultancy, Projects en Maintenance die ondersteund worden door de stafafdelingen Facility Support en Finance & Control.
De afdeling Facilitaire support van Real Estate is verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratie ondersteuning van de werkzaamheden binnen Real Estate en bestaat uit de volgende onderdelen: FrontOffice, Secretariaat en Data Administration.

Ga naar www.tue.nl/jobs voor meer informatie over werken op de TU/e!

Sollicitatie:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatiebrief en cv via de “Apply now” button op deze pagina.